Quem trabalha no setor logístico e de transporte nacional, seja como autônomo ou transportadora, precisa entender a importância de estar com todos os documentos fiscais em dia. Entre eles, é preciso saber o que é DACTE.
Afinal, a transportadora fica responsável pela carga do cliente durante todo o trajeto até a conclusão da entrega. Além disso, provavelmente você não quer ter problemas com a fiscalização devido à ausência de documentos, certo?
Por isso, neste artigo você aprenderá o que é DACTE e quais são seus principais aspectos. Continue a leitura e entenda!
Guia rápido
O que é DACTE?
Para definir o que é DACTE, é importante identificar o que o documento representa para os profissionais do setor de transporte. Primeiro, é preciso conhecer o CTe (Conhecimento de Transporte Eletrônico), que é o registro da prestação de serviço de transporte de cargas.
Um dos seus objetivos é facilitar a fiscalização dentro desse segmento. No entanto, o CTe é um documento exclusivamente digital. Ou seja, é emitido e armazenado apenas em meio eletrônico e não pode ser impresso para existir uma cópia física com validade legal.
Para solucionar esse problema, existe um documento impresso conhecido como DACTE. A sigla significa Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico. Por ser apresentado de forma física, ele facilita o controle das mercadorias pelos envolvidos e em caso de fiscalização.
Ademais, ele funciona como uma versão simplificada do documento digital. Porém, cabe ressaltar que ele apenas representa o CTe, por isso, não o substitui. Na prática, o DACTE contém uma chave de acesso em formato de código de barras que facilita o acesso ao CTe.
Assim, todo veículo que estiver trabalhando com transporte de cargas deve possuir o DACTE das mercadorias. Em um posto de fiscalização, esse é o documento que os fiscais solicitarão aos motoristas para avaliar o frete.
Dessa maneira, eles poderão verificar se a prestação de serviço é regular, se ela trata do CTe indicado e se os impostos devidos foram pagos.
Para que serve?
Depois de entender o que é DACTE, é necessário conhecer a função do documento. Como você viu, ele facilita o trabalho do agente fiscalizador. Por isso, tem um papel muito importante no transporte de carga.
Além de carregar a chave de acesso do CTe, ele também acompanha a mercadoria transportada e fornece informações sobre o transporte. Por exemplo, ele apresenta dados como valor da carga, emitente e destinatário.
Outra função importante do DACTE é ajudar na escrituração da atividade de transporte. Isso é especialmente importante quando a empresa contratante não emite documentos fiscais, como nota fiscal eletrônica.
Como funciona o documento?
Sempre que um serviço de transporte for documentado por um Conhecimento de Transporte Eletrônico, é necessário que ele esteja acompanhado de um DACTE correspondente. Assim, a emissão do DACTE deve ser feita pelo emitente do CTe antes que a mercadoria entre em circulação.
Com isso, a transportadora é quem fica responsável pela tarefa. Ademais, para que não surjam divergências entre os documentos, o ideal é que o DACTE seja impresso pelo mesmo sistema que gerou o CTe.
Isso garante que não haverá nenhuma diferença entre eles, o que poderia resultar em problemas para a transportadora. Além disso, vale saber que o DACTE só pode ser usado depois que o CTe for autorizado pela Sefaz (Secretaria de Fazenda).
Uma característica interessante é que o documento pode ter diferentes elementos gráficos, desde que as informações estejam legíveis e que não atrapalhe a leitura do código de barras. Ele também pode ser reimpresso e reproduzido, se necessário.
Quando gerar o DACTE?
Agora você sabe que o documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte eletrônico é obrigatório em todas as prestações de serviços de transporte de cargas. Portanto, ele deve ser gerado sempre que essa função for realizada entre municípios ou estados do Brasil.
Então, assim que a empresa contratante fizer o pedido do serviço, é necessário se atentar ao DACTE. Contudo, companhias que transportam as próprias cargas e utilizam seus próprios recursos estão dispensadas de emitir essa documentação.
Quais os riscos de desconhecer o DACTE?
Afinal, por que os transportadores precisam entender do assunto, sejam eles autônomos ou transportadoras? Saiba que existem alguns riscos de desconhecer ou desconsiderar a importância do documento no transporte de mercadorias.
Por ser uma documentação obrigatória, se a fiscalização constatar inexistência do DACTE, a transportadora ou o autônomo poderão ser multados. O valor varia conforme a legislação vigente, mas pode trazer problemas financeiros.
Portanto, para evitar esse problema, é essencial se atentar a todos os documentos obrigatórios para o transporte de cargas. Em caso de perda, para não ter problemas, basta consultar o DACTE no sistema utilizado pela empresa e reimprimir o documento.
Como guardar o documento?
Além de conhecer o documento, é necessário entender as regras de armazenamento. Nesse sentido, saiba que o DACTE precisa estar em posse do motorista apenas enquanto ele faz a operação do transporte.
Logo, após finalizar o deslocamento da carga entre as cidades, o documento já não é mais necessário e pode ser descartado. Por outro lado, o CTe deve ser armazenado por tempo indeterminado, pois ele é um documento digital que garante o registro histórico de que a operação foi realizada.
O que fazer se houver extravio do documento?
Um dos grandes problemas que podem surgir nos transportes é o extravio de documentos. Se isso ocorrer, é importante saber como proceder. Vale lembrar que a segurança do sistema e do próprio transporte não é feita pelo DACTE.
Como foi possível aprender, o documento que, de fato, atesta a prestação do serviço é o CTe. Por isso, se a versão impressa for extraviada, basta que o emitente faça uma nova impressão do documento.
Vale ressaltar que mercadorias em trânsito que foram documentadas por meio de um Conhecimento de Transporte eletrônico não podem seguir sem o DACTE. Nesse caso, o uso de plataformas eletrônicas pode facilitar o processo de organização e gestão dos documentos fiscais.
Elas também evitam o extravio e a perda de informações, já que os dados são importados automaticamente.
Agora você sabe o que é DACTE e qual a importância do documento. Lembre-se de que esse documento comprova a prestação de serviço de entrega e serve como auxiliar ao CTe. No entanto, não substitui o Conhecimento de Transporte eletrônico, que também deve ser emitido.
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