Rastreamento de Cargas: O que é e Como Funciona e as principais soluções

Fazer o rastreamento de encomendas e prestar a correta informação ao embarcador quanto ao que está acontecendo com a mercadoria dele é fundamental para a manutenção e consequente continuidade do relacionamento e faturamento com este cliente.

Vamos imaginar a seguinte situação:

Seu cliente embarcador vendeu e precisa despachar seu produto.

Contrata o transporte com prazo para entregar, se a mercadoria chega ao destino e não tem a rastreabilidade do produto entregue, não fica nada coerente à empresa que vendeu, no caso o embarcador, ligar para o destinatário para saber se recebeu a mercadoria.

E vamos supor que aconteça algum problema no meio do caminho e o remetente não sabe o que ocorreu, e pior ainda, vai ser cobrado de algo que nem sabe que está acontecendo e como consequência podendo perder a venda.

Já percebeu da importância deste assunto?

Em transporte e na logística como um todo, tem um lema que é ponto primordial no acompanhamento da carga transportada, que é a informação, mesmo que você ainda não dê a devida importância à questão, se coloque no lugar do seu cliente embarcador.

Para isto você precisa controlar, você precisa fazer o rastreamento de encomendas.

Tão importante quanto entregar a mercadoria, é seu cliente saber o que está acontecendo com a carga dele, e se necessitar, qual a ação corretiva que você tomará para solucionar o problema.

Concorda comigo?

Se coloque no lugar embarcador, ocorreu algum problema na entrega, produto que o embarcador lutou para vender, que está pagando por um serviço de transporte, logicamente quer que o serviço seja bem feito.

O produto não chega ao destino e o seu cliente, embarcador vai ser pego de surpresa com reclamação do destinatário por que não houve acompanhamento, não houve rastreabilidade, não houve informação. Não é justo.

Disponibilize informação ao seu cliente rapidamente e resolva o que precisar ser resolvido.

Então saiba como são as necessidades do seu cliente, o que ele necessita de informação e como ele necessita, e se caso ocorrer problemas em algum momento, você precisa saber a quem você deve se reportar e como deve agir para solucionar um eventual problema.

Sendo assim, se você quer ampliar e realmente sabe fidelizar o seu cliente, entenda sobre rastreamento de cargas, neste artigo vamos falar sobre:

Continue lendo este artigo se você quer ampliar e realmente quer fidelizar o seu cliente, entendendo sobre rastreamento de cargas.

Veja o que vamos discutir:

• Como funciona o rastreamento de cargas.
• Por que o rastreamento de encomendas não é um diferencial?
• Quando não usar o rastreamento de cargas?
• Quais tipos de empresas mais usam o rastreamento de encomendas hoje em dia?
• Quanto custa em média o serviço de rastreamento de encomendas?
• Quais as principais soluções disponíveis no mercado?

Como funciona o rastreamento de cargas?

Vamos à sequência de como funciona o processo para rastrear:

1. Temos um embarcador que contrata uma transportadora
2. Após coletar a mercadoria, ela é levada ao terminal de cargas, onde de posse da NFe, a transportadora emite o documento CTe e posteriormente o Manifesto de viagem (junto às outras cargas)
3. Geralmente é neste momento que se inicia a disponibilização das informações para poder rastrear
4. Se o sistema for automatizado, através de um login e senha, o embarcador já terá a informação disponível para poder rastrear sua mercadoria
5. Tem sistemas que já disponibilizam para o cliente, quando a cada vez que inserir uma informação referente aquele CTe, o embarcador já recebe e-mail com a atualização, bem como também disponibilizado consulta através do site
6. Tendo como resultado a baixa em sistema como entregue na finalização do processo, se tudo ocorrer conforme esperamos que seja
7. Já existem sistemas onde já no ato da entrega, o entregador colhe a assinatura do recebedor (no comprovante CTe e algumas vezes no canhoto da NFe) e através de aplicativo no seu celular manda a cópia do documento assinado para uma central a qual já disponibiliza para o cliente esta informação

Porém, há situações em que o processo não flui redondo como o formato acima descrito, aí entra a questão do envolvimento entre unidades, pois podemos ter no meio do caminho:

• Acidente com o veículo de transferência
• Extravio do volume embarcado, ou que deveria ser embarcado
• Roteirização para a rota errada
• Sinistro
• Volume violado
• Atraso de viagem

Nestes casos, ter os processos definidos dentro da empresa é essencial, para que cada responsável tome a ação que deva tomar para resolução do problema.

Mas você pode perguntar, como assim? Não tenho sistema que disponibilize todas estas informações.

Ok, sem problemas, se você tem sua forma de controlar, por mais simples que seja, controle e deixe seu embarcador informado de tudo o que acontece, pois se você não fizer, poderá perder seu cliente e consequentemente faturamento.

E o que mais queremos é a fidelização do nosso cliente, certo?

Por que o rastreamento de encomendas não é um diferencial?

Com a tecnologia cada vez mais avançada, e os seus clientes cada vez mais exigentes, os embarcadores devem ter, entre seus hábitos diários, a prática de estar sempre monitorando onde estão suas cargas.

Além disso, o transporte rodoviário tornou-se mais custoso devido a:

• Complexidade para coleta e entrega nas cidades de médio e grande porte
• Complexidade nas regiões de alto risco para coleta e entrega
• Com relação às regiões do interior a dificuldade maior é quanto a menor quantidade de opções de agentes (transportadoras) atuando na região, acabando por se tornar uma situação contrária dos grandes centros urbanos, principalmente diante de uma urgência.

Os fatores acima descritos, aliados a uma imposição de mercado, em que as empresas buscam trabalhar cada vez menos com estoque, ou seja, haverá uma exigência para a efetivação da entrega e, consequentemente rastrear, pois a entrega simplesmente tem que acontecer.

Vamos a um exemplo:

• Uma pessoa chegou a uma concessionária de veículos com um problema no seu carro, e que necessita de reparo
• A maioria das concessionárias não trabalham com estoque de todas as peças
• Tem que comprar a peça que necessita
• E se na distribuidora de autopeças da região não tiver esta peça, então terá que comprar em outra cidade
• Necessitando assim da peça “para ontem”, pois o cliente precisa do veículo

Diante da necessidade, logicamente o responsável da concessionária acompanhará de perto a chegada desta peça, necessitando que ela seja entregue no período da manhã ou até mesmo se dispondo a ir buscar esta peça.

Esta é a famosa operação nervosa, que chamamos na área de transportes.

Este é um exemplo diante de tantos que passamos no dia a dia. Mesmo que para muitos seja uma quebra de hábito, uma quebra de paradigma ter que prestar informação, que tenha que rastrear para informar o seu cliente, este simples ato é fator necessário para um bom atendimento.

Quando não usar o rastreamento de cargas?

Sempre que converso com empresários do setor de transportes, o comentário da maioria é de que fazer o rastreamento de encomendas é necessário, mesmo que não se tenha todo o aparato que uma grande transportadora disponibiliza.

Falando de uma forma atual, se rastrear for considerado algo a ser realizado apenas via sistema de monitoramento informatizado, então teremos alguns perfis de transportadoras que ainda não utilizam sistema de rastreamento de cargas.

Mas vamos lá, muitos rastreiam por telefone e por mais básico que seja esta forma, poderá estar propenso à falhas de comunicação com a equipe de coleta e entrega bem como na sequência com o seu cliente.

Todo cuidado é pouco e a confiabilidade na troca de informações é fundamental.

É possível listar exemplo de rastreamento, numa transportadora de carga fracionada, os famosos “Agentes” do nosso interior.

Existem centenas ou milhares em nosso país, inclusive muitas, com apenas uma ou duas unidades em uma microrregião geográfica.

Nestes casos, são regiões dominadas pelos agentes onde se tem um bom conhecimento dos embarcadores das regiões.

Como agente local, ele pode:

• Possuir rastreador em seus veículos, possibilitando assim monitoramento e uma informação atualizada em tempo real
• Fazer o monitoramento por telefone, onde processo funciona mais na confiança entre você e a equipe de coleta e entrega, ficando ambos na consideração da confiança um para com o outro

Sendo assim, você, ainda, pode não utilizar um software para rastrear, mas realizar este acompanhamento e ter esta informação é uma ação necessária, para você e para seu cliente.

Em muitos casos, através de celulares, é tirada a foto do comprovante de entrega e enviado via WhatsApp.

Quais tipos de empresas mais usam o rastreamento hoje em dia?

Hoje em dia as empresas que mais utilizam rastreamento são:

• Transportadoras de cargas fracionadas, como a exemplo de: cargas secas, eletrônicos, medicamentos e correlatos, cosméticos, calçadistas, pneus e materiais didáticos
• Transportadora de cargas dedicadas, como a exemplos os descritos do segmento acima
• Transportadoras de valores
• Locadoras de veículos
• Entre outros.

Hoje em dia, até mesmo os veículos mais novos, de passeio, que tem disponíveis no mercado, tem rastreador já disponibilizando:

• Rastreamento no caso de roubo
• Repasse de instruções ao motorista para localizar locais nas imediações onde se encontra

Simplesmente é fantástica a ideia e é algo que já faz parte do nosso dia a dia.

Porém caso ainda não faça parte do seu dia a dia, logo fará.

Sendo assim se rastrear ainda não faz parte do seu hábito, busque a se acostumar com a ideia, e empregue na sua rotina.

Quanto custa em média o serviço de rastreamento de encomendas?

Hoje em dia, a forma de disponibilização de rastreamento, ocorre de diversas maneiras e maneiras cada vez mais facilitadas.

Seja com aparatos modernos, com identificação volume a volume com códigos de barras, seja simplesmente rastreando um veículo, ou até com as famosas iscas, como segurança geralmente utilizada para o transporte de produtos de alto valor agregado.

No caso das iscas, estas têm a principal finalidade para caso ocorra um roubo, para a empresa de segurança, que faz o gerenciamento de risco, poder localizar onde a mercadoria se encontra e então poder acionar a polícia.

Sendo assim, quanto ao custeio para se rastrear, geralmente há a necessidade de verificar o seu foco e abrangência do seu negócio:

• Considerando softwares especializados, este módulo de rastreamento já vem incluso dentro do pacote do programa a ser utilizado
• E quanto a formatos mais simples, quando se instala um aparelho no veículo para rastreamento, o custo geralmente vai se limitar ao aparelho, custo com celular e um valor de manutenção da empresa que estiver prestando o serviço

Os valores são bem variados, tendo disponibilização no mercado de forma bem acessível.

Quais as principais soluções disponíveis no mercado?

Podemos considerar que hoje temos duas soluções disponíveis no mercado, porém sendo utilizada ainda uma terceira alternativa.

Vamos a elas:

Por aplicativos disponibilizados via sites

• Nesta situação o monitoramento é online
• A empresa que presta este serviço disponibiliza um link para a sua empresa acompanhar
• O ponto positivo é o fato de você estar com conhecimento do que está ocorrendo de forma online, além do fato, se ocorrer algum problema você estará sabendo e podendo agir para tomada de decisões
• Hoje em dia, um dos softwares mais utilizados pelas transportadoras é o SSW, porém há diversas ofertas no mercado

Por aplicativos para dispositivos móveis

• Neste caso a diferença para o descrito acima é a rastreabilidade através do seu aparelho celular, onde quer que você esteja

De forma remota

• Antiga, mas ainda utilizada, através de contato direto da sua base e o motorista da coleta ou entrega
• Este formato, junto aos agentes, principalmente nos interiores dos estados, ainda é o mais utilizado, devido a maior simplicidade da operação, comparado aos grandes centros

Uma informação a mais a qual para uma prestação de serviços que você possa vir a fazer para um grande embarcador é a disponibilização de informações via EDI, e isso tem a ver com rastrear.

Tem empresas que pedem a comunicação via EDI, que é uma sigla em inglês que nada mais é do que troca eletrônica de dados.

Caso seu cliente solicite as informações neste formato, indico que coloque o seu programador, aquele que desenvolveu o seu sistema ou a empresa que você contratou, em contato com o programador do seu cliente.

Eles nada mais farão do que a troca de informações inseridas em seu sistema, para o sistema do seu cliente e vice e versa.

Parece complicado, mas para um programador, apenas é trabalhoso, pois concluído este desenvolvimento uma vez, dificilmente haverá uma nova necessidade de alteração neste trabalho.

Será apenas você inserindo os dados em seu sistema e o seu cliente recebendo as confirmações de coletas, baixas de entregas e faturas, tudo via sistema.

Vale lembrar que as informações trocadas não são apenas da transportadora para o cliente, a disponibilização de informações por parte do cliente para a transportadora também ocorre, a exemplo de: informações das NFe’s para emissões dos CTe’s.

Bastante informações, pois então, vamos fidelizar nossos clientes, seja de uma forma simples ou bem automatizada, tenha controle e busque sempre a excelência, seus embarcadores bem como nós mesmos como clientes de qualquer empresa, de qualquer comercio, nada mais queremos do que ser bem atendidos.

Conclusão sobre rastrear encomendas

Rastrear encomendas e repassar as informações ao seu cliente é peça chave de manutenção, faturamento e principalmente credibilidade, sem esta presteza, qualquer transportadora poderá estar com os dias contados.

Tão importante quanto entregar a mercadoria, é o cliente saber o que está acontecendo com ela!

Sendo assim rastrear e repassar informação antecipadamente a uma possível cobrança, é primordial.

Rastrear e disponibilizar informações ao cliente, melhora:

• Os recursos que possam vir a necessitar e utilizar durante o translado da carga
• A satisfação do cliente remetente e destinatário com as informações disponibilizadas
• Fideliza cliente e consequentemente mantém e até amplia faturamento e o resultado
• Melhora Desempenho da transportadora
• Você fica com maior clareza nos Indicadores de desempenho, onde podemos analisar e melhorar a eficiência e eficácia do processo
• Enfim fideliza o seu cliente que é o fator maior da sua sobrevivência.

Então, vamos rastrear, vamos manter, vamos ampliar nosso faturamento e vamos buscar satisfação dos nossos clientes, assim pode ter certeza que sua transportadora terá sucesso e deixará seu cliente muitíssimo satisfeito.

Espero que você valorize estas questões, porque são sim fundamentais.