Lead time: o que é e quais os principais tipos? Confira como calcular e otimizar

Publicado em 10/07/ 2024

Ao longo deste conteúdo, você descobrirá que o lead time — que, inclusive, divide-se em três principais tipos — é a “coluna vertebral” dos negócios, como transportadoras, empresas de manufatura e lojas online.

Se uma empresa que fabrica móveis projetados tem fornecedores ruins, por exemplo, ela pode enfrentar atraso no recebimento de matéria-prima e isso prejudicará a sua produção.

Já uma loja virtual que demora a fazer a entrega dos seus produtos, atrasando os pedidos, terá dor de cabeça com clientes insatisfeitos, especialmente quando se trata de clientes insatisfeitos nas redes sociais.

Essas situações demonstram a importância de otimizar o lead time e saber todos os motivos que podem torná-lo altamente eficiente ou o contrário.

Continue a leitura para entender tudo.

Qual a definição de lead time?

Se você traduzir o termo “lead time”, ele significa “tempo de espera”. No mundo dos negócios, ele diz respeito ao tempo total que um produto leva até chegar ao consumidor final — é por isso, inclusive, que ele também é chamado de “tempo de ciclo”.

Assim, esse conceito — usado em vários segmentos empresariais, como manufatura e logística — engloba o pedido do cliente, a compra de matéria-prima, a transformação dessa matéria-prima em produto final (produção), a logística e a entrega ao cliente final.

Portanto, quando uma pessoa pergunta “Qual o lead time do produto X?”, por exemplo, ela quer saber qual o tempo gasto desde a hora que o cliente fez o pedido até o momento que recebeu o produto. 

Quais são os tipos de lead time?

Como falamos, o lead time engloba uma série de etapas, no entanto, há diferentes tipos. Todos estão diretamente conectados, afinal, são parte do conceito geral.

A seguir, entenda o que cada categoria foca na cadeia de suprimentos.

Lead time de entrega

O lead time de entrega refere-se ao tempo que começa a contar quando um cliente faz um pedido e termina quando o cliente recebe o produto. O recebimento, claro, pode ser tanto por frete quanto por retirada.

Quando um cliente faz um pedido, por exemplo, ele pode receber um email de confirmação da compra (você já deve ter passado por isso). Um tempo depois, e isso depende da empresa, o produto é separado no estoque, embalado e despachado para a transportadora, que entregará ao cliente.

Esse tempo da entrega pode ser rápido ou demorado — ambos os cenários têm forte influência na satisfação dos clientes, podendo ou não fidelizá-los.

Lead time de produção

Por outro lado, o lead time de produção trata-se do tempo gasto para transformar uma matéria-prima em produto finalizado. 

Se pegarmos um exemplo envolvendo uma fábrica de carros, esse lead time envolverá etapas como: recebimento da matéria-prima, estampagem das peças da carroceria, montagem do motor, além de outras etapas do ciclo de produção que irão resultar na montagem final do veículo e, por fim, na sua expedição para o consumidor.

Quanto mais a empresa consegue otimizar esse tempo de produção, melhor, pois ela ganha mais capacidade de atendimento (fabrica mais carros, por exemplo), evita interrupção no processo e, ainda, diminui custos desnecessários.

Lead time de compra

Por último, temos o lead time de compra — o tempo desde quando a empresa compra a matéria-prima até o momento que o fornecedor faz a sua entrega. Isso, como você deve imaginar, influencia diretamente no lead time de entrega e de produção. 

Se o fornecedor demora a entregar a matéria-prima (inclusive, um conselho: foque em ter fornecedores confiáveis), a produção do produto atrasa, que atrasa a entrega para o cliente, que gera insatisfação na compra, que resulta em má reputação… Entende o efeito dominó?

Qual a importância do lead time para tornar uma operação mais eficiente?

Já abordamos alguns pontos sobre essa importância anteriormente, mas iremos tratar em mais detalhes agora. Nesse sentido, o primeiro benefício é justamente o aumento da eficiência operacional de uma empresa.

Por exemplo, sabe o tempo de setup das máquinas, aquele tempo necessário para preparar as máquinas da fábrica para começar uma nova produção de um produto?

Se uma fábrica (independentemente do tipo de produto) consegue diminuir esse tempo, ela aumenta a sua capacidade produtiva, otimizando um dos tipos de lead time que já citamos: o de produção.

Outra importância de otimizar o lead time é que isso deixa os clientes mais satisfeitos. Usando um exemplo com o lead time de entrega, imagine que você tem um e-commerce de roupas.

Se você tem um sistema que automatiza tanto o recebimento quanto o processamento e o rastreamento de pedidos, por exemplo, isso já é um ponto positivo. Se faz gestão de estoque para garantir que os produtos pedidos estejam sempre disponíveis, também. Tudo isso diminui o tempo de entrega, aumentando a satisfação dos consumidores.

Essa otimização do lead time de entrega se aplica a vários negócios: farmácia, loja de eletrônicos, restaurantes, supermercado online… Quando eles conseguem entregar em menos tempo, garantem clientes com um sorriso de “Gostei e com certeza volto para comprar de novo”.

Como fazer o cálculo do lead time?

Para calcular o lead time, deve-se somar o tempo gasto na etapa de recebimento da matéria-prima com o tempo de produção e de entrega de produtos. Fica assim:

Lead time = Lead time de compra + Lead time de produção + Lead time de entrega

Especificamente, cada uma dessas variáveis engloba determinados cenários. Veja:

  • Lead time de compra: pesquisa de fornecedores, negociação, emissão de pedidos e recebimento de itens;

  • Lead time de produção: tempo de setup de máquinas, ciclo de produção, inspeções de qualidade e testes;

  • Lead time de entrega: expedição, transporte, desembaraço aduaneiro (quando for o caso) e entrega final ao cliente.

Usando um cenário hipotético, vamos imaginar que você é dono de uma empresa de móveis projetados. O seu foco é saber qual o lead time para fabricar um pedido de 10 mesas. Esse é o cenário.

Para comprar madeira e outros materiais, o lead time de compra foi de 5 dias. Enquanto isso, o tempo que levou para fabricar as 10 mesas — corte, montagem e acabamento — foi 7 dias. Já para entregar o pedido no endereço do cliente foram necessários 2 dias.

Fazendo o cálculo:

Lead time = Lead time de compra + Lead time de produção + Lead time de entrega
Lead time = 5 + 7 + 2
Lead time = 14 dias

Resumindo, o tempo total que o produto levou até chegar ao cliente final foi de 14 dias.

Quais pontos podem influenciar o seu lead time?

Até aqui, você viu que o lead time, seja de entrega, produção ou compra, é influenciado por um conjunto de fatores. É como preparar uma receita: se você errar os ingredientes, colocar mais do que deveria ou não monitorar as etapas bem, o resultado não vai ser legal.

O mesmo se aplica ao lead time: se a empresa não se atenta, os influenciadores do lead time podem prejudicar todo o processo — e você sabe o efeito dominó que isso pode causar.

Por isso, listamos os principais pontos que podem influenciar no lead time da sua empresa. Agrupamos em fatores internos e externos para facilitar o seu entendimento. Veja:

Fatores internos

Os fatores internos são aqueles relativos à empresa em si, como os processos internos, que podem ser pouco eficientes e aumentar o lead time. 

Isso acontece por vários motivos, como a falta de padronização — por exemplo, uma fábrica de roupas em que os times usam métodos diferentes para o mesmo fim, gerando retrabalhos e gargalos no processo de produção.

A comunicação interna na empresa, se for ruim, também prejudica o lead time. É o que nós podemos observar quando o time de vendas não informa para o time de logística que uma promoção especial está acontecendo. 

Você já deve imaginar o resultado: pego de surpresa, o time de logística quase não tem tempo para lidar com a grande quantidade de vendas que a promoção gerou. Com isso, a ação, que deveria ser positiva, aumenta o lead time, gerando atrasos para os clientes.

Outros fatores internos que influenciam o lead time são:

  • Gestão de estoque: se uma fábrica não tem a quantidade adequada de matéria-prima em estoque, isso atrasa a fabricação de produtos, aumentando o lead time de produção;

  • Tecnologia: se um distribuidor de acessórios, por exemplo, faz a gestão do seu estoque de forma manual ao invés de usar um sistema de gestão, ele deixa o processo mais propenso a erros, atrasando a entrega de acessórios porque o lead time de entrega aumentou;

  • Treinamento: se os colaboradores não têm treinamento adequado, sobretudo quando se trata de habilidades técnicas, eles são menos produtivos — isso pode ser percebido quando os trabalhadores de uma fábrica não sabem operar bem as máquinas, atrasando a produção.

Fatores externos

Já em relação aos fatores externos capazes de influenciar no lead time, aumentando ou diminuindo ele, destacamos os fornecedores.

Ainda usando o exemplo de uma empresa que fabrica roupas, imagine que ela depende de um fornecedor internacional para obter tecidos especiais. Porém, o que ninguém esperava, nem mesmo o fornecedor, é que ele enfrentaria problemas logísticos em seu país e que isso faria a entrega da matéria-prima atrasar.

O ponto é: por mais que tenha sido um imprevisto, isso não anula o fato de que a fábrica arcará com um aumento no lead time de produção. Afinal, ela só poderá iniciar a fabricação das roupas que precisam desse tecido especial quando ele chegar.

Outros dois fatores externos, igualmente influentes no lead time, são: demandas do mercado, que, se aumentarem do dia para a noite, a produção de uma fábrica pode acabar não conseguindo lidar; e fatores macroeconômicos, como quando o transporte de pedidos atrasa por conta de condições climáticas ou outros eventos, como acidentes na rodovia.

Como otimizar o lead time?

Você notou ao longo deste conteúdo como o lead time, que se divide em três categorias principais, é peça-chave em diversos segmentos industriais. 

Alguns deles são os de manufatura, varejo e e-commerce — e é exatamente por isso que eles devem saber como otimizar o lead time. Se fizerem isso, evitarão todos os problemas que falamos anteriormente, ao passo que aproveitarão os benefícios de um lead time otimizado.

Claro, otimizar o lead time não é tarefa simples, sobretudo pelas várias nuances e cenários que o envolvem. Apesar disso, há boas práticas que, caso aplicadas, trarão excelentes resultados — processos mais eficientes, clientes satisfeitos e empresa em crescimento.

Os principais passos são:

Análise e mapeamento de processos

Para otimizar o lead time, diminuindo o tempo total que o produto do seu negócio leva para estar disponível nas mãos do consumidor, é preciso começar analisando e mapeando os processos. 

Essa etapa depende do tipo de negócio, porém, uma pergunta para você usar e se guiar é: “Quais as atividades internas e externas envolvidas desde o pedido até a entrega final?”

Liste todas elas, mapeando uma por uma e quantificando quanto tempo é gasto em cada. Feito isso, é necessário identificar gargalos, como aquelas etapas que estão gastando mais tempo do que deveriam ou que estão desperdiçando recursos.

Melhoria nos processos

Você acabou de ver as principais possibilidades de melhorias nos processos, então agora deve pensar em medidas práticas e colocá-las em ação. A depender dos gargalos e erros que você identificou, terá de combatê-los de formas diferentes.

Para deixar isso mais claro em sua mente:

  • Se identificou que o tempo de setup das máquinas (falamos disso mais cedo) está grande, reduza-o. O método Single Minute Exchange of Die é uma forma de fazer isso;

  • Se identificou que os colaboradores estão pouco produtivos porque estão se sentindo desmotivados no trabalho, deve-se investir em programas de reconhecimento e valorização;

  • Se identificou que alguns processos ou atividades estão confusos, crie procedimentos padronizados por meio dos quais os funcionários possam se guiar.

Otimização da cadeia de suprimentos

Outra forma de otimizar o lead time é agir estrategicamente para aprimorar todas as nuances do seu negócio ligadas à cadeia de suprimentos. Negociar prazos mais curtos com os fornecedores é uma delas, pois isso tornará a produção mais ágil, por exemplo.

A sua empresa também deve reduzir o nível de estoque de produtos acabados por meio do Just-in-Time: uma forma de gerenciar o estoque que faz os materiais ou produtos chegarem na fase de produção ou venda só quando necessário. Nem antes. Nem depois. 

Para otimizar a cadeia de suprimentos, lembre-se também de ter mais de um fornecedor. É uma prática para você não depender só de um fornecedor, até porque ele pode agir de forma irresponsável e atrasar demandas que você comprou, seja de matéria-prima ou produtos.

Aprimoramento da logística

Nesse ponto, entra em cena uma parte vital para a otimização do lead time: todas as medidas que tornam a logística mais eficiente. Existem diversas boas práticas aqui, cada uma podendo ou não ser adotada a depender do tipo de negócio. 

Uma delas é usar sistemas de roteirização e rastreamento de rotas para reduzir o tempo de entrega. Isso tornará o transporte mais ágil, fazendo a entrega, seja de produto ou matéria-prima, chegar no prazo combinado.

Também é importante automatizar o armazém para deixar tanto o processo de selecionar produtos (picking) quanto de preparar os pedidos (packing) mais ágil. Com isso, a empresa consegue economizar tempo no armazém.

Há várias tecnologias que podem ser usadas para isso, como o RFID, que serve para localizar produtos no armazém rapidamente, e a adoção de Pick-to-Light e Put-to-Light: um sistema de gestão de estoque que usa cores indicadoras para os operadores saberem onde armazenar os produtos e onde colocar os itens no processo de separação.

Monitoramento assertivo

Você viu que já abordamos várias ações que a sua empresa tem de adotar para deixar o lead time mais eficiente. Nesse sentido, é indispensável monitorar essas medidas, pois é a única forma assertiva de saber como está o progresso delas e, se necessário, fazer ajustes.

Se a empresa adotou medidas para combater o alto lead time de produção e de entrega, precisa monitorar se ele diminui após as ações estratégicas. 

Ah, e é necessário desenhar os principais pontos ao analisar uma métrica específica. Por exemplo, se uma empresa está com um lead time de entrega alto e quer diminuí-lo em 20% ao longo de 1 ano, ela deve monitorar se ele diminuirá durante esse período.

Conclusão

O lead time, como detalhado ao longo de todo este conteúdo, é o alicerce para o sucesso de empresas. Afinal, seja o de compra, produção ou entrega, todos acabam em um único ponto: na satisfação do cliente final.

Se o lead time de entrega é ruim, por exemplo, não importa se o de produção foi eficiente, fabricando produtos de alta qualidade — o consumidor não ficará feliz em receber uma compra com atraso.

Por isso, seja e-commerce, uma transportadora, uma fábrica, otimizar o lead time é essencial nesses e em diversos outros segmentos de mercado. Diversas medidas foram abordadas neste conteúdo, então coloque-as em prática o quanto antes.

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