Planejamento de rotas de entrega para transportadoras: como fazer? Descubra principais dicas e erros

Publicado em 07/05/ 2024

Como um transportador pode definir qual o melhor caminho até determinado destino para entregar uma carga? Quando se trata de logística, saber sobre isso é essencial para o sucesso de uma empresa desse segmento, o que nos mostra a importância do planejamento de rotas de entrega.

Tal planejamento, no entanto, caso não seja aplicado do jeito correto, pode causar uma série de problemas tanto quanto causaria se a empresa transportadora não o fizesse. Afinal, há inúmeros riscos e erros que um transportador pode cometer ao longo de um trajeto.

Assim, para entender melhor as principais nuances sobre o planejamento de rotas, uma forma prática de implementar essa ação e, ainda, os principais erros para evitar, continue acompanhando o conteúdo.

O que é planejamento de rotas de entrega?

Embora soe simples, o planejamento de rotas de entrega para transportadoras é um conceito imerso em particularidades. Em termos gerais, ele refere-se ao processo de otimizar o percurso que os veículos transportadores, como uma frota de caminhões, fará durante a entrega de cargas.

Ou seja, esse planejamento serve para toda rota estar fundamentada na redução de custos, bem como na economia de tempo e até mesmo na diminuição de emissões de carbono. Na prática, é uma ferramenta logística crucial para a gestão de frotas e que o transportador utiliza para criar uma rota eficiente.

Em resumo, toda empresa que lida com a distribuição de carga tem de conhecer o que é planejamento de rota e, sobretudo, como aplicar essa medida logística no dia a dia. É isso que fará com que ela tenha maior eficiência nas entregas, aumentando a sua qualidade.

O que é análise de rota?

É provável que você já tenha visto essa expressão por aí e talvez até tenha ficado na dúvida sobre o que ela significa. Em termos práticos, a análise de rota refere-se ao mesmo conceito de planejamento de rota. 

Isso se dá porque ela é uma técnica usada para estudar os melhores percursos que um transportador pode usar para transportar cargas. Ou seja, é uma técnica para planejar rotas estrategicamente, levando em conta o tipo de carga, a distância, o tempo e outros fatores.

Importância de fazer o planejamento de rotas de entrega

Como você deve ter notado, o planejamento de rotas tem um papel crucial no sucesso de uma transportadora. Há vários motivos para isso, porém, todos eles partem de um ponto central — a satisfação dos clientes.

Afinal, é só imaginar todas as complicações de reputação que uma transportadora enfrenta ao não entregar determinada carga na data combinada. Você também pode pensar em outros cenários, como caso a carga até seja entregue, mas com danos.

Assim, o planejamento de rotas de entrega demonstra a sua importância ao favorecer um transportador dando a ele maior eficiência operacional e, com isso, deixando os seus clientes mais satisfeitos. Esses aspectos serão melhor esclarecidos e exemplificados ainda neste conteúdo.

Como funciona o planejamento de rotas: exemplo

Uma das melhores formas de entender conceitos, sobretudo aqueles cheios de particularidades, é por meio de exemplos. Por isso, vamos tratar de uma situação prática que exemplifica como funciona o planejamento de rotas para uma transportadora.

Imagine que o motorista de uma transportadora terá de entregar produtos alimentícios em uma pequena cidade. A carga é de 10 toneladas e ela precisa ser entregue para 3 clientes, então a rota tem de levar isso em conta. 

Como ocorre em uma variedade de atividades empresariais, o uso de tecnologia automatiza atividades, gerando eficiência. 

E é justamente por isso que o motorista usa um aplicativo de planejamento de rotas, que define a ordem de entrega para cada cliente, o tempo estimado de cada uma e, claro, o trajeto ideal, visto que considera as condições do trânsito e as características da carga.

Com o planejamento de rotas disponível, o motorista segue todas as instruções da rota usando um celular ou tablet. 

É importante deixar claro que esse planejamento de rota de entrega poderia ter sido feito de forma manual — com o uso de planilhas eletrônicas, por exemplo. Isso, no entanto, além de demandar mais tempo, gerando mais trabalho, ainda abre margem para erros humanos no planejamento e entrega.

Como fazer um planejamento de rotas de entrega?

Diversas medidas devem ser tomadas para se fazer um planejamento de rotas estratégico, cada uma contribuindo de forma particular. A seguir, elencamos as principais. Entenda.

Coleta de dados

Quais os pontos de coleta (armazéns e centros de distribuição)? E os locais de entrega… onde ficam? Aqui, é importante saber o endereço de todos os clientes e os horários de funcionamento de cada um para evitar atraso na entrega. 

Objetivos

Quais os objetivos com o planejamento de rotas: diminuir o tempo da viagem? Gastar menos com combustível? Evitar problemas de atrasos de entrega enfrentados há pouco tempo? Tudo isso junto?

Tenha tais objetivos em mente, já que, após implementar o planejamento, você poderá analisar se todos os objetivos foram alcançados ou não e, a partir disso, tomar novas decisões.

Ferramentas de planejamento

Use uma ferramenta tecnológica que auxilie no planejamento de rotas. Esse aspecto ficará mais claro e detalhado ao longo do conteúdo, mas saiba que se trata de um software vital para otimizar a entrega de cargas, independentemente da distância, clima e outros fatores envolvidos.

Adaptações

Se tem algo importante para o sucesso de empresas (e isso se aplica a todos os segmentos), é conseguir responder bem quando existir a necessidade de fazer adaptações. 

Em outras palavras, estamos falando sobre o cancelamento de pedidos, obras na estrada, problemas mecânicos no veículo transportador e outros imprevistos que podem aparecer na rota. Para cada situação, deve-se fazer ajustes específicos, pois isso contribuirá para a eficiência do processo logístico.

Melhoria contínua

Por fim, é crucial que a transportadora lembre-se de implementar a melhoria contínua — é uma das melhores formas de ela ter um planejamento de rotas assertivo em longo prazo. 

Nesse caso, é necessário coletar dados constantemente, sobretudo ao final do ciclo de entregas. Isso traz informações cruciais sobre a entrega, como a eficiência no uso do combustível e se houve atrasos (e por que eles aconteceram).

Com esses e outros dados em mãos, é possível tornar o planejamento de rotas ainda mais promissor, evitando horários de entregas específicos e desenvolvendo novas instruções aos motoristas, por exemplo. Ou seja, isso aprimora a entrega logística continuamente.

Quais os benefícios de fazer um planejamento de rotas?

Ao fazer um planejamento de rotas, a transportadora passa a usufruir de determinados benefícios. Alguns deles já foram brevemente citados. Confira os principais a seguir:

  • Menos atraso e retornos, afinal, como o planejamento de rota mantém o motorista ao máximo longe de obstáculos no percurso, a entrega é feita no prazo e diminui custos com reentregas;

  • Crescimento no mercado: um dos principais pontos positivos de se fazer a análise de rota de forma assertiva é que a transportadora aumenta a sua capacidade de atendimento e de entrega sem comprometer a qualidade do serviço;

  • Sustentabilidade ambiental: iniciativas que visam preservar a natureza têm cada vez mais sido implementadas pelas empresas, e o planejamento de rotas favorece isso por conta das rotas otimizadas, que diminuem a emissão de poluentes e consumo desnecessário de combustível.

4 dicas para um eficiente planejamento de rotas de entrega

Para um planejamento de rotas ser mais eficiente, evitando que a transportadora acabe tendo de lidar com atrasos na entrega ou mesmo acidentes, vale colocar em prática algumas dicas. Confira as principais.

1 – Entregas por proximidade

Uma dica crucial para um planejamento de rotas é agrupar as entregas por proximidade geográfica, afinal, isso reduz — e muito! — a distância total que um caminhão teria de percorrer, por exemplo. 

Com isso, o tempo de entrega fica menor, minimizando os gastos operacionais ao mesmo tempo que diminui a quantidade de tempo que um motorista fica na estrada. 

Só para deixar mais claro, quando falamos em gastos operacionais, isso significa que a empresa terá menos gastos com combustível, além de evitar maiores desgastes na sua frota de veículos.

2 – Estime tempos realistas

Não tem como fazer um planejamento de rotas eficiente e ignorar a importância das decisões realistas. 

Por isso, também é necessário estimar um tempo realista que o motorista levará em cada ponto de entrega: tempo de descarrega, preencher documentos, esperar a assinatura do cliente e por aí vai.

Fora isso, nessa estimativa, também tem de entrar outras variáveis, como o acesso ao local de entrega e as condições climáticas. Isso porque, combinados, estes fatores podem aumentar o tempo da entrega.

3 – Comunique-se com os motoristas

Outra dica indispensável para o planejamento de rota é a empresa transportadora manter uma comunicação eficiente com os motoristas — e há vários motivos para isso.

Por exemplo, a comunicação é essencial para passar informações sobre horários de entrega e até mesmo para instruir o motorista sobre qualquer eventual mudança. 

Além disso, se o caminhão tiver uma avaria ou se envolver em um acidente, por exemplo, o motorista precisa entrar em contato o quanto antes com a transportadora para que o seguro de carga seja acionado.

4 – Use tecnologia

A última dica que separamos para uma transportadora ter um planejamento de rota assertivo (e que já até mencionamos) é o uso de um software de roteirização de rotas (inclusive, há roteirizadores gratuitos).

Entre os principais motivos para se usar essa tecnologia estão:

Rotas otimizadas

O veículo faz a entrega por meio da rota mais rápida, segura e curta, já que o software de rota considera vários aspectos nesse planejamento, como o tempo de viagem e até a capacidade dos veículos.

Maior produtividade

Os motoristas conseguem fazer mais entregas em um menor intervalo de tempo. No final do dia, isso também resulta no aumento de lucros da empresa.

Escalabilidade

Ou, em outras palavras: “O melhor jeito de uma transportadora lidar com o aumento do número de entregas ao passo que cresce e se destaca no mercado”.

Relatórios

No mundo dos negócios, ter acesso a dados é crucial para se tomar decisões assertivas e gerar maior produtividade e lucros. 

Um software de planejamento de rota favorece justamente isso, já que ele ajuda a identificar áreas de melhoria para tornar todo o processo de logística de entrega ainda mais promissor.

3 erros para evitar no planejamento de rotas de entrega

Além das dicas acima, é importante ficar atento a erros que podem acontecer no planejamento de rotas. Veja os principais.

1 – Planejamento manual

Como falamos antes, fazer o planejamento de rota manualmente até dá, mas não significa que se deve fazê-lo. Na verdade, a depender do cenário, fazê-lo é exatamente um dos erros que podem acontecer.

E o que não faltam são razões para isso, como o fato de gerar mais trabalho, especialmente se for uma transportadora com uma frota gigantesca, e porque não leva em conta fatores importantes que um app de planejamento de rotas consideraria, como o trânsito e o clima.

E se você pensar em termos de “Quero que minha transportadora cresça e se destaque no mercado”, utilizar uma tecnologia a seu favor é uma das principais decisões a se tomar.

2 – Não usar um sistema de rastreamento de veículo

Outro erro que deve ser evitado é quando a empresa não usa um sistema de rastreamento do veículo. Há três porquês básicos que explicam isso:

  • Primeiro: a transportadora não tem visibilidade em tempo real de onde o veículo está na rota, então fica mais complicado acompanhar o progresso da entrega;

  • Segundo: e se o veículo for roubado? Com esse sistema, o rastreamento dele fica mais fácil, ajudando as autoridades na sua localização e até em descobrir quem foram os criminosos;

  • Terceiro: há maior satisfação do cliente, que consegue acompanhar em tempo real a movimentação da entrega. Isso o ajuda a se preparar para receber a carga ao passo que agiliza a entrega na hora que o motorista chegar ao local para descarregar.

3 – Ignorar restrições de circulação

É comum haver restrições para caminhões trafegarem em centros urbanos, como em São Paulo, Belo Horizonte e Rio de Janeiro. 

Para rodar em São Paulo, por exemplo, o comprimento máximo que um veículo urbano de transporte de carga deve ter é de 7,20 metros. É importante atentar-se a tais restrições a depender da rota planejada.

Planejamento de rotas e segurança na estrada

Além das dicas e erros que se deve evitar, é importante destacarmos outros dois fatores com enorme influência no planejamento de rotas.

Antes de falarmos quais são eles, uma pergunta: 

Você consegue imaginar todas as consequências que um acidente na estrada é capaz de gerar? 

Há muitos aspectos envolvidos aqui, desde a vida dos motoristas até a carga transportadora e o próprio veículo. Isso nos leva diretamente à necessidade de se ter uma proteção caso acidentes assim aconteçam.

Nesse sentido, há dois seguros vitais.

O primeiro deles é o seguro de carga, também chamado de seguro de responsabilidade civil do transportador rodoviário de carga (RCTR-C). Sendo obrigatório por lei para os transportadores, ele assegura a indenização por perdas ou danos que a carga de terceiros sofra em um acidente.

O segundo é o seguro de caminhão, que protege o veículo transportador contra danos ou perdas em determinadas situações — se o caminhão for roubado, sofrer um incêndio ou capotar, por exemplo.

Portanto, somado a todos os fatores já abordados, tais proteções também são primordiais no planejamento de rotas. Afinal, esses seguros garantem proteção financeira à empresa transportadora, uma vez que tornam toda a operação logística de entrega mais tranquila e livre de prejuízos.

Conclusão

Ao longo deste conteúdo, você entendeu o que é o planejamento de rotas na prática e todos os motivos para fazê-lo da forma correta. Nesse sentido, viu a importância de se usar um software de roteirização de rotas para aprimorar a logística de entrega da transportadora.

Além disso, conheceu os principais erros que devem ser evitados, já que eles podem gerar uma variedade de problemas, e isso sem contar a importância do seguro de carga, obrigatório ao transportador, e do seguro de caminhão, que, embora opcional, é essencial para a continuidade de uma transportadora.

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