Publicado em 17/06/ 2021

Planilha de controle: Acerto de Motorista e Viagem [BAIXE GRÁTIS]

Fazer o acerto de motorista pode ser uma atividade ingrata às vezes, principalmente se você não tem nenhuma ferramenta na mão para esta atividade.

Se por um lado a empresa precisa garantir que tudo o que aconteceu numa viagem foi devidamente registrado, por outro deixar o motorista esperando na porta para fazer um acerto é impraticável.

Acerto de motorista e viagem: Quais as soluções?

A verdade é que praticamente todos os softwares de controle de frota têm a função de registrar um acerto de viagem e motorista, e o resultado disso é bastante efetivo, pois ao lançar este acerto de viagem no sistema, você já estará alimentando também as contas a pagar e receber da empresa.

Mas o problema é que muitos destes sistemas não facilitam a vida do conferente, tornando esta atividade extremamente simples em algo trabalhoso.

Certamente que depois de alguns lançamentos, você pode até ficar acostumado com o jeito de lançar tudo isso. Mas, se podemos facilitar o processo, por que não fazê-lo?

Além disso, existem também as empresas e autônomos que ainda não têm um sistema de controle na empresa, e acabam fazendo este acerto na mão.

Planilha de controle: Acerto de motorista e viagem

Então, se você planejava saber como montar uma planilha de controle para acerto de viagem e motorista, eu tenho uma surpresa: eu desenvolvi uma planilha de controle para acerto de viagem e frete, e vou disponibilizá-la gratuitamente para você hoje!

Se você precisava, então já abra aí um sorriso, porque esta planilha de controle te poupará de todos os males! 😉

Minha missão no Frete com Lucro é tornar a vida financeira de empresários, autônomos e todos que trabalham com transporte rodoviário mais simples e eficaz. Por causa disso, fico motivado em poder dividir com você ferramentas como esta planilha de controle.

Continue lendo este artigo! Garanto você não só entenderá exatamente como funciona o acerto de viagem, como também irá contar com esta ótima ferramenta: a nossa planilha de controle!

Planilha de controle: O acerto de motorista

Antes de conhecer a planilha de controle, você vai aprender tudo sobre acerto de motorista através dos seguintes assuntos que serão abordados por aqui:

  • O maior cuidado que você deve ter na hora de fazer um acerto de viagem para motoristas de frete
  • Quais são os tipos de recebimento que um motorista pode ter numa ou mais viagens
  • Os tipos de despesas que acontecem numa viagem e como elas devem ser lançadas
  • Como fazer o cálculo do acerto de motorista
  • Planilha de controle (acerto de viagem e motorista), gratuita para você baixar no seu computador

Gostou do que vem por aí? Então compartilhe esse post com seus amigos, ajude quem também sofre com este controle a também ter mais tempo para fazer outras coisas!

Planilha de controle: Cuidado com o acerto de viagem

Planilha de controle: cuidado com o acerto de viagem


Sempre que eu recebo dúvidas a respeito do acerto de viagem, percebo que a maior dificuldade está em separar aquilo que realmente foi recebido ou gasto, das receitas ou despesas que ainda deverão ser quitadas para o motorista.

Te explicarei melhor!

  • Imagine que o motorista chega de viagem e te traz todos os comprovantes para o acerto
  • Parte destes papeis diz respeito ao que ele já pagou na estrada
  • Outra parte são de notas assinadas, ou seja, a empresa ainda precisará pagar via depósito ou boleto bancário

Isso é algo que acontece na maioria das vezes, e nem sempre é fácil separar no acerto, principalmente se o motorista começar a te contar como aconteceu, do jeito dele.

Por isso, minha sugestão é de que você estabeleça a ordem como quer receber os papéis, de uma forma que fique claro para você tudo o que houve.

Controle de gastos: Organize os papéis

Minha sugestão para você se organizar melhor é que você separe todos os papéis e documentos em 4 diferentes montes, sendo:

  1. Recebimentos realizados ao motorista em dinheiro;
  2. Outros recebimentos, mas que não foram pagos ao motorista;
  3. Despesas pelas quais o motorista pagou (com dinheiro, ou da conta bancária dele);
  4. Despesas que ficaram para pagamento posterior da empresa;

Apenas fazendo esta simples separação, sua mente já vai clarear, facilitando em muito o acerto de motorista.

Planilha de controle: Tipos de recebimentos feitos pelo motorista

Planilha de controle: tipos de recebimentos pelo motorista

Agora vamos falar dos tipos de recebimento que o motorista pode realizar, de uma forma  que fique clara para você como e quando eles acontecem.

Para facilitar o seu entendimento, eu vou dividir estes recebimentos em 3 momentos:

Antes da viagem

O único recebimento que o motorista pode ter antes da viagem é o adiantamento, ou seja, aquele valor que ele usará para se manter na viagem, além de pagar por despesas referentes à atividade.

Durante a viagem

Uma vez na estrada, o motorista pode dois tipos de valores, que são:

  • Um novo adiantamento, caso precise, por qualquer motivo que tenha ocorrido na viagem;
  • Fretes realizados: ainda é comum o motorista receber em dinheiro por fretes realizados, principalmente fretes de retorno.

Depois da viagem

Ao voltar de viagem, o motorista precisa ir na empresa fazer o acerto, e é neste momento que ele pode ter dois tipos de recebimento:

  • Comissões: valor acordado com o motorista pelo frete realizado, esta comissão pode ser em percentual ou em valor fixo, dependendo do combinado
  • Gratificações: é comum e justo que o motorista receba uma gratificação por alguma meta alcançada, como por exemplo economizar no consumo de combustível

Planilha de controle: Tipos de despesas no acerto de motorista

Planilha de controle: tipos de despesas no acerto de motorista

Na estrada é possível ter inúmeros tipos de despesas, e todas elas precisam ser consideradas na hora de fazer o acerto de viagem. Isso porque, antes de se usar uma planilha de controle, é preciso entendê-la.

Porém, é comum nos perdermos na hora de organizar tais despesas, principalmente pelo fato que citei no início deste artigo.

Muitas vezes, a despesa é paga em dinheiro; outras vezes, em cartão de débito ou crédito, e por fim, podem ficar em aberto para pagamento futuro.

É por isso que você deve ficar atento a tudo isso, e separando-as corretamente tudo fica mais fácil. Ah, e é preciso compreender também as principais despesas, antes de usar a planilha de controle.

Planilha de controle: Principais despesas de viagem de um motorista

  • Abastecimento do caminhão (Diesel, Arla 32);
  • Consertos pequenos na estrada;
  • Oficina mecânica;
  • Pedágio;
  • Balsa;
  • Estadias em posto, hotel;
  • Banhos em postos de beira de estrada;
  • Chapas.

“Mas, Ed, e quando sobra dinheiro do adiantamento, ou o motorista recebe um frete na viagem, isso é despesa?

Sim, porque sem esses dois fatores como despesa, a conta não fecha.

Explicarei melhor!

Todo o acerto é feito pela ótica do motorista, e não da empresa, então, se o motorista volta para a empresa e devolve:

  1. a sobra do adiantamento;
  2. o frete recebido.

Isso está sendo caracterizado como uma despesa na conta dele, ou seja, está saindo do caixa do motorista. Por isso, é uma despesa.

Acerto de viagem: Como calcular?

planilha-de-controle-acerto-de-viagem-como-calcular

Uma das maiores dificuldades é, certamente, como montar uma planilha de controle para acerto de viagem e motorista. Já, já, ao final do artigo, você terá acesso à planilha de controle!

Bem, enquanto isso, você vai entender como fazer o cálculo do acerto do motorista em si, para que a viagem seja encerrada.

Nesta hora, você precisa se lembrar dos 4 montes de papel que falamos no início do artigo, lembra delas? Das 4 pilhas, você só usará 2 delas para o acerto, que são os papeis relativos ao que foi efetivamente pago ou recebido, ou seja, os realizados.

Nos outros 2 montes ficaram os que chamamos de futuros, ou seja, serviços que ficaram para ser pagos ou recebidos no futuro, e por isso não podem entrar no acerto.

Pegando então, as 2 pilhas de papel, nós temos:

  1. Recebimentos realizados ao motorista em dinheiro;
  2. Despesas pelas quais o motorista pagou (com dinheiro, ou da conta bancária dele).

Agora ficou simples, basta você seguir este pequeno roteiro aqui:

1. Some os recebimentos do motorista

  • Adiantamentos;
  • Fretes recebidos em dinheiro pelo motorista;
  • Comissões;
  • Gratificações.

2. Subtraia as despesas

  • Todos os gastos realizados do motorista;
  • Valor que sobrou do adiantamento;
  • Fretes recebidos em dinheiro pelo motorista;

E pronto, o resultado deve bater!

Planilha de controle para acerto de viagem e motorista

Planilha de controle de frota: Acerto de viagem de motorista

Eu não me sentiria bem em te entregar este conteúdo sem uma ferramenta que realmente te ajudasse no dia a dia do seu negócio.

Foi pensando nisso que eu criei uma planilha de controle de acerto de viagem para motoristas de frete, que você poderá baixar gratuitamente, clicando no botão abaixo.

A organização com planilha

Sem dúvida, lidar com números e cálculos pode ser algo complicado. Erros humanos acontecem, é claro, e esses erros sempre podem gerar prejuízos.

A nossa planilha de controle de acerto de viagem e motorista é uma iniciativa preparada para lançar todos os valores e dados que você precisar para calcular suas operações.

A planilha de acerto de viagem e motoristas já vem com suas fórmulas aplicadas, assim só cabe a você realizar o preenchimento e o programa faz as contas e somas necessárias para obter os resultados.

Trata-se, certamente, de um recurso seguro, com o qual você poderá contar, em vez de fazer anotações manuais com altas chances de confusões e erros.

Imprima os seus acertos

Além disso tudo, cada acerto é imprimível, ou seja, você pode coletar a assinatura do motorista para que não haja problemas futuros.

Planilha de controle para acerto de viagem e motorista – Considerações finais

Planilha de controle de frota: acerto de viagem de motorista

Eu criei este quadro acima para resumir toda a ideia sobre o acerto de frete. Perceba que tudo o que falamos no artigo está desenhado ali.

Sugiro que você imprima este quadro, clicando aqui, e deixe ele à sua vista, para que nunca mais fique qualquer dúvida a respeito deste tema.

Infelizmente, pela falta de ferramentas que os auxilie, muitos transportadores ainda acham o acerto de viagem e motorista difícil e chato de fazer.

Espero que a nossa planilha de controle ajude você, e auxilie na sua produtividade e de sua empresa. Aproveite o nosso material e as iniciativas apresentadas!

Espero também que não tenha ficado qualquer dúvida a respeito. Mas, caso eu tenha esquecido de algo, por favor, coloque logo abaixo nos comentários, ok?

Redação do Frete com Lucro

Redação do Frete com Lucro

3 respostas

  1. Vcs merecem ganhar muito dinheiro criando um aplicativo com essas idéias e opção muito precisa pra agente caminhoneiros ter um controle de acertos fim do mês

  2. Obrigado, estou começando agora a administrar esses controles na empresa e estava perdido, pois ainda não temos um sistema e tudo é feito manualmente. Hj fiz acerto com os motorista e foi sofrível, como nunca tinha feito antes apanhei muito. Deus abençoe esse projeto, e sua empresa nos ajuda imensamente.

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