Acerto de motorista e viagem: confira planilha de controle de viagem de motorista [BAIXE GRÁTIS]

Realizar o acerto de motorista e viagem às vezes pode ser uma atividade difícil, sobretudo se você não tem uma ferramenta na mão para ajudar na tarefa, como uma planilha de controle de viagem de motorista.

A planilha de controle de viagem e motorista auxilia na garantia de que tudo o que aconteceu em uma viagem foi devidamente registrado. Além disso, ela facilita e agiliza muito os processos, sem que o motorista precise ficar esperando na porta os cálculos infinitos para que o seu acerto seja realizado.

Minha missão no Frete com Lucro é tornar a vida financeira de empresários, autônomos e todos que trabalham com transporte rodoviário mais simples e eficaz. Por causa disso, fico motivado em poder dividir com você ferramentas como esta planilha de controle.

Continue lendo este artigo! Garanto que você não só entenderá exatamente como funciona o acerto de viagem, como também irá contar com esta ótima ferramenta que estamos oferecendo.

Quais as soluções para o acerto de motorista e viagem?

A verdade é que praticamente todos os softwares de controle de frota têm a função de registrar um acerto de motorista e viagem, e o resultado disso é bastante efetivo, pois ao lançar este acerto de viagem no sistema, você já estará alimentando também as contas a pagar e receber da empresa.

Mas o problema é que muitos destes sistemas não facilitam a vida do conferente, tornando esta atividade que deveria ser simples em algo muito trabalhoso.

Certamente que depois de alguns lançamentos, você pode até ficar acostumado com o jeito de lançar tudo isso. Mas, se podemos facilitar o processo, por que não fazê-lo?

Além disso, existem também as empresas e autônomos que, por falta de recursos, ainda não têm um sistema de controle mais tecnológico, e acabam fazendo este acerto na mão.

O que é acerto de motorista?

Antes de conhecer a planilha de controle de motorista, você vai aprender tudo sobre acerto de motorista através dos assuntos que serão abordados por aqui. 

Resumidamente, o acerto de motorista é uma forma de entender os processos e gastos relacionados ao transporte de carga e acertar os valores com o prestador de serviço. 

Nesse caso, a planilha de controle de motorista é essencial para otimizar o processo e evitar que informações se percam. Isso porque a planilha ajuda a organizar todos os dados relacionados a despesas e recebimentos para a realização dos cálculos necessários para o acerto com o motorista. 

• O maior cuidado que você deve ter na hora de fazer um acerto de viagem para motoristas de frete
• Quais são os tipos de recebimento que um motorista pode ter em uma ou mais viagens
• Os tipos de despesas que existem em uma viagem e como elas devem ser lançadas
• Como fazer o cálculo do acerto de motorista
• Planilha de controle para acerto de viagem de motorista gratuita para você baixar no seu computador

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Afinal, quais os cuidados com o acerto de viagem de motorista?

Sempre que eu recebo dúvidas a respeito do acerto de motorista e viagem, percebo que a maior dificuldade está em separar aquilo que realmente foi recebido ou gasto, das receitas ou despesas que ainda deverão ser quitadas para o motorista.

Calma, eu vou te explicar melhor

• Imagine que o motorista chega de viagem e te traz todos os comprovantes para o acerto
• Parte destes papéis diz respeito ao que ele já pagou na estrada
• Outra parte são de notas assinadas, ou seja, a empresa ainda precisará pagar via depósito ou boleto bancário

Isso é algo que acontece na maioria das vezes, e nem sempre é fácil separar no acerto, principalmente se o motorista começar a te contar como aconteceu, do jeito dele.

Por isso, minha sugestão é de que você estabeleça a ordem como quer receber os papéis, de uma forma que fique claro para você tudo o que houve.

Organize os papéis de controle de gasto

Minha sugestão para você se organizar melhor é que você separe todos os papéis e documentos em 4 diferentes montes, sendo:

1. Recebimentos realizados ao motorista em dinheiro;
2. Outros recebimentos, mas que não foram pagos ao motorista;
3. Despesas pelas quais o motorista pagou (com dinheiro, ou da conta bancária dele);
4. Despesas que ficaram para pagamento posterior da empresa.

Apenas fazendo esta simples separação, sua mente já vai ser clareada e, assim, a organização vai contribuir muito com o acerto de motorista!

Planeje a viagem com atenção 

Além da organização da papelada, outro ponto fundamental é o planejamento da viagem, que deve ser feito com muita atenção. 

Os gastos relacionados à viagem são muito importantes para o acerto de contas e devem ser estruturados com cuidado. 

Entre possíveis despesas que podem ser relatadas, estão: 

• Hospedagens; 
• Pedágios; 
• Balsas; 
• Manutenções que podem ser necessárias durante o trajeto. 

No entanto, exploraremos melhor as despesas mais a frente, quando ensinaremos como calcular os gastos. 

Relate os gastos 

Além de planejar a viagem, é essencial fazer relatórios formalizando todos os gastos. Isso porque, embora o planejamento seja importante para se ter uma noção das despesas necessárias para a realização do deslocamento, é comum que a situação não ocorra exatamente como previsto. 

Por isso, é importante registrar essas despesas a partir de relatórios, que vão ajudar a entender se você está saindo no lucro ou prejuízo. Uma das formas de organizar esses relatórios é justamente por meio da criação de planilhas de controle. 

Agora, vamos entender melhor sobre os tipos de recebimentos?

Controle de viagem motorista: Quais são as vantagens? 

Agora que você já entendeu o que é o acerto de contas e para que serve, é fundamental compreender quais são as vantagens. 

Para te ajudar nessa, elencamos as principais, confira: 

Controle de gastos 

Uma das principais vantagens do controle de viagens é justamente monitorar os gastos. Para quem trabalha com o transporte de cargas, seja uma transportadora ou motorista autônomo, é necessário sempre avaliar se está saindo no lucro ou no prejuízo. 

Desse modo, o controle de gastos pode ser benéfico para a gestão financeira. 

Segurança de informações 

Outro ponto importante é que registrar as informações sobre o processo interfere diretamente numa melhor segurança desses dados. 

Quando o registro não é realizado ou não é feito de forma cuidadosa, a confiabilidade desses dados não é a mesma. Por isso, controlar as informações da viagem é fundamental. 

Agilidade dos processos 

Registrar as informações da viagem, principalmente quando feito de forma automatizada, pode ajudar a acelerar os processos de acerto de contas. 

Isso porque, com informações registradas com calma e de forma segura, você otimiiza o tempo para a realização de cálculos e acerto de contas. 

Ficha de viagem motorista: Quais são as desvantagens? 

Embora traga inúmeras vantagens, preencher ficha de viagem de motorista também tem alguns desafios, como: 

Instabilidade 

O uso de tecnologias pode facilitar muito a rotina de registros de informações das viagens. No entanto, é preciso tomar alguns cuidados. 

Uma questão que pode ser um desafio é o caso da instabilidade da conexão, que pode acontecer dependendo da localidade ou por conta de algum outro imprevisto. 

Dependendo de qual tecnologia se está utilizando, desafios tecnológicos podem acontecer. No entanto, é importante ter em mente que eles otimizam muito o processo e também costumam ser mais seguros do que os registros manuais, até pensando na questão de não perdê-los. 

Erros de cálculos 

Um problema que pode acontecer são os erros de cálculos, muito comuns nos tipos de registros manuais. 

No entanto, em preenchimentos virtuais, como exemplo de planilhas de Excel, é possível cometer erros nas formas aplicadas, que resultam em problemas de contagem automática. 

Por isso, é importante tomar cuidado com o recurso e uma dica é utilizar planilhas prontas para facilitar o processo, como o caso da nossa planilha para acerto de motoristas gratuita. 

Planilha de acerto de motorista: qual a importância? 

A planilha de acerto de motorista é importante para trazer segurança no registro de informações necessárias para o cálculo de despesas durante o transporte de carga. 

O processo pode ser feito de forma manual, mas, dessa forma, está bem mais suscetível a erros. Sem falar que acaba sendo uma forma de registro bem mais demorada. 

O uso da tecnologia é um grande aliado no controle das informações, trazendo mais segurança. 

Por isso, o uso de uma planilha de acerto de motorista pode fazer total diferença na segurança de dados e otimização de tempo. 

Planilha de controle de viagens de caminhão: Tipos de recebimentos

Se você está em busca de um planilha de controle de caminhões grátis, vamos falar dos tipos de recebimento que o motorista pode realizar, de uma forma  que fique clara para você como e quando eles acontecem.

Para facilitar o seu entendimento sobre o controle de viagens de caminhão, eu vou dividir estes recebimentos em 3 momentos:

Antes da viagem

O único recebimento que o motorista pode ter antes da viagem é o adiantamento, ou seja, aquele valor que ele usará para se manter na viagem, além de pagar por despesas referentes à atividade.

Durante a viagem

Uma vez na estrada, o motorista pode dois tipos de valores, que são:

• Um novo adiantamento, caso precise, por qualquer motivo que tenha ocorrido na viagem;
• Fretes realizados: ainda é comum o motorista receber em dinheiro por fretes realizados, principalmente fretes de retorno.

Depois da viagem

Ao voltar de viagem, o motorista precisa ir na empresa fazer o acerto, e é neste momento que ele pode ter dois tipos de recebimento:

• Comissões: valor acordado com o motorista pelo frete realizado, esta comissão pode ser em percentual ou em valor fixo, dependendo do combinado;
• Gratificações: é comum e justo que o motorista receba uma gratificação por alguma meta alcançada, como por exemplo economizar no consumo de combustível.

Veja agora os tipos de despesas relacionadas.

Planilha controle de motorista e viagem: Tipos de despesas

Na estrada, é possível ter inúmeros tipos de despesas, e todas elas precisam ser consideradas na hora de fazer o acerto de motorista e viagem. Isso porque, antes de se usar uma planilha de acerto de motorista, é preciso entendê-la.

Porém, é comum nos perdermos na hora de organizar tais despesas, principalmente pelo fato que citei no início deste artigo. Muitas vezes, a despesa é paga em dinheiro; outras vezes, em cartão de débito ou crédito, e por fim, podem ficar em aberto para pagamento futuro.

É por isso que você deve ficar atento a tudo isso. Assim, separando-as corretamente tudo fica mais fácil.

Ah, e antes de usar uma planilha de viagens de caminhão, é preciso compreender também os principais tipos de despesas. Confira, a seguir!

Planilha de acerto de motorista: Principais despesas de viagem

Confira uma planilha de custos para caminhoneiro e entenda quais são as principais despesas de viagem: 

• Abastecimento do caminhão (Diesel, Arla 32);
• Consertos pequenos na estrada;
• Oficina mecânica;
• Pedágio;
• Balsa;
• Estadias em posto, hotel;
• Banhos em postos de beira de estrada;
• Chapas.

“Mas, Ed, e quando sobra dinheiro do adiantamento, ou o motorista recebe um frete na viagem, isso é despesa?“

Sim, porque sem esses dois fatores como despesa, a conta não fecha.

Explicarei melhor!

Todo o acerto é feito pela ótica do motorista, e não da empresa, então, se o motorista volta para a empresa e devolve a sobra do adiantamento e o frete recebido, isso está sendo caracterizado como uma despesa na conta dele, ou seja, está saindo do caixa do motorista. Por isso, é uma despesa.

Acerto de viagem de motorista: Como calcular?

Uma das maiores dificuldades é, certamente, como montar uma planilha de controle para acerto de viagem e motorista. Daqui a pouquinho você terá ela disponível para baixar.

Mas, enquanto isso, você vai entender como fazer o cálculo do acerto do motorista em si, para que a viagem seja encerrada.

Nesta hora, você precisa se lembrar dos 4 montes de papel que falamos no início do artigo, lembra delas? Das 4 pilhas, você só usará 2 delas para o acerto, que são os papeis relativos ao que foi efetivamente pago ou recebido, ou seja, os realizados.

Nos outros 2 montes ficaram os que chamamos de futuros, ou seja, serviços que ficaram para ser pagos ou recebidos no futuro, e por isso não podem entrar no acerto.

Pegando então, as 2 pilhas de papel, nós temos:

1. Recebimentos realizados ao motorista em dinheiro;
2. Despesas pelas quais o motorista pagou (com dinheiro, ou da conta bancária dele).

Agora ficou simples. Basta você seguir este pequeno roteiro aqui:

1. Some os recebimentos do motorista

• Adiantamentos;
• Fretes recebidos em dinheiro pelo motorista;
• Comissões;
• Gratificações.

2. Subtraia as despesas

• Todos os gastos realizados do motorista;
• Valor que sobrou do adiantamento;
• Fretes recebidos em dinheiro pelo motorista.

E pronto, o resultado deve bater!

Planilha de controle para acerto de motorista e viagem

Eu não me sentiria bem em te entregar este conteúdo sem uma ferramenta que realmente te ajudasse no dia a dia do seu negócio. Então, se você pretendia saber como montar uma planilha de controle para acerto de viagem de motorista gratuita, chegou a sua oportunidade!

Já pode abrir um sorriso: preenchendo as informações no formulário abaixo, você baixa o material gratuito e se livra de vez de todos os males e dificuldades do dia a dia no serviço de transportes.

Não deixe de conferir a planilha para transportadora grátis! 

Como me organizar com a planilha controle de viagem de motorista?

Sem dúvida, lidar com números e cálculos pode ser algo complicado. Erros humanos acontecem, é claro, e esses erros sempre podem gerar prejuízos.

A nossa planilha de controle de acerto de viagem de motorista é uma iniciativa preparada para lançar todos os valores e dados que você precisar para calcular suas operações.

A planilha de acerto de motorista já vem com suas fórmulas aplicadas, assim só cabe a você realizar o preenchimento e o programa faz as contas e somas necessárias para obter os resultados.

Trata-se, certamente, de um recurso seguro, com o qual você poderá contar, em vez de fazer anotações manuais com altas chances de confusões e erros.

Imprima os seus acertos

Além disso tudo, cada acerto é imprimível, ou seja, você pode coletar a assinatura do motorista para que não haja problemas futuros.

Dúvidas frequentes sobre acerto de motorista 

Agora que você entendeu o que é o acerto de motorista, confira algumas das dúvidas mais frequentes relacionadas ao assunto!

Quais são os direitos trabalhistas de um motorista? 

É comum que motoristas de caminhão desconheçam seus direitos durante o trabalho. Para evitar que esses direitos sejam descumpridos, é essencial conhecê-los cuidadosamente. 

Segundo o Jusbrasil, os direitos dos motoristas envolvem: 

• Direito a diária: acontece quando o tempo de espera para carga ou descarga do veículo ultrapassa 5 horas; 
• Jornada de trabalho: total de 8h horas diárias, com 6 horas de direção seguidas, 1 hora de intervalo para almoço e 2 horas extras por dia; 
• Periculosidade: motoristas que transportam cargas perigosas têm direito a um valor adicional de 30% sobre o salário; 
• Horas extras: motoristas têm direito a horas extras quando ultrapassam a carga horária diária de 8 horas; 
• Adicional noturno: motoristas que trabalham no período noturno (entre 22h e 5h) têm direito a adicional de 20% sobre a hora. 

Como cobrar serviço de motorista? 

Para quem está começando a prestar serviços de transporte, calcular os valores cobrados pode ser um grande desafio.

O cálculo pode ser realizado a partir de diferentes variáveis. Mas, de maneira geral, é importante ter em mente que se deve considerar os custos operacionais do veículo, as despesas com os combustíveis e acréscimo para margem de lucro. 

Afinal, a cobrança não deve ser feita apenas considerando o valor gasto para realizar o serviço, mas também o lucro do prestador. 

Além disso, outro fator que deve influenciar a cobrança pelo serviço é o tempo de espera, uma vez que pode acontecer que o motorista tenha que esperar para que comece o transporte. 

Esse período de espera dificulta a otimização do tempo para realizar as outras demandas de áreas. Por isso, é fundamental que essa taxa seja cobrada também. 

Qual o tempo de descanso do motorista? 

O tempo de descanso do motorista é regulamentado pela Lei n° 13.103/2015, popularmente conhecida como Lei dos Descanso. 

Nesse sentido, a legislação aponta que o motorista tem direito a um descanso de 11 horas seguidas entre um dia e outro de trabalho. 

Além disso, ele não deve ultrapassar o limite de mais de 5 horas e meia dirigindo sem pausa de descanso. 

Como calcular a comissão de motorista?

É comum que motoristas sejam remunerados com salário base acrescido de comissões. A atribuição desses valores extras é permitida, no entanto, até então, não há nenhuma lei que determine padrões para esse acréscimo. 

As comissões podem ser calculadas a partir de diversos fatores, como da empresa, do contrato combinado e do tipo de carga transportada. 

Mas a porcentagem fica na média de 4% a 12%. Entendendo que isso não é uma regra, é sempre importante se atentar ao acordo realizado e ler o contrato com atenção. 

Qual a importância do relatório de viagem para caminhão? 

O relatório de viagem para caminhão é fundamental para o registro e controle dos gastos do deslocamento, como combustível, estadia, alimentação, etc. 

Sem realizar o devido registro, as chances de calcular a despesa de forma errada e sair do prejuízo são altíssimas. 

Portanto, a forma mais segura de entender as despesas e lucrar é fazendo o uso de relatórios de viagem para caminhão. 

O que é CLT de motorista? 

O motorista CLT é aquele trabalhador que exerce a atividade de dirigir veículo automotor e possui vínculo empregatício regulado pela Consolidação das Leis Trabalhistas. 

A partir disso, a CLT regulamenta a prática profissional desses trabalhadores, determinando direitos e deveres, como jornada de trabalho, tempo de descanso, recebimento de benefícios e outros fatores que podem estar previstos pela legislação trabalhista. 

Contratar motorista PJ ou CLT? 

 A contratação de um motorista pode levantar dúvidas, isso porque ela pode ser feita como Pessoa Jurídica (PJ) ou com carteira assinada (CLT). 

Para entender o que é mais vantajoso, é preciso saber que ambos os modelos de contratação possuem vantagens e desvantagens tanto para o empregador como para o empregado. 

No caso da contração de motorista CLT, o funcionário passa a ter uma relação de vínculo empregatício, o que determina que cumpra deveres como empregador, como cumprir horário, por exemplo. Por outro lado, o custo para manter um funcionário CLT é mais alto, o que pode ser considerado na escolha. 

Já para a contratação como PJ, o motorista é um prestador de serviços para a empresa. Isso significa que, por não ter um vínculo empregatício, não deve exercer as funções de um empregado, como exemplo do cumprimento de carga horária, como acontece com o CLT. 

Isso faz com que se tenha uma relação mais flexível e uma redução de custos para o empregador. 

Em contrapartida, a relação com o motorista é menos próxima e menos flexível, o que pode ser um desafio dependendo da atividade necessária e dos objetivos do empregador para a realização do serviço. 

Dessa forma, ambas as modalidades de contratação possuem vantagens e desvantagens, sendo necessário entender o que faz mais sentido para as necessidades e objetivos do contratante. 

Com a forma de contratação definida, é essencial que se respeite as características de cada uma delas, tendo em mente que um prestador de serviço não tem vínculo empregatício. 

O que é controle de fretes? 

O controle de frete nada mais é do que um meio de registrar e gerenciar os processos realizados durante o transporte de carga. 

A partir disso, é possível entender quais foram as despesas e como é possível reduzir custos e evitar prejuízos. 

Por meio do controle da entrega, a transportadora consegue otimizar os valores dos fretes. 

Planilha de controle para acerto motorista e viagem: Considerações finais

Eu criei este quadro acima para resumir toda a ideia sobre o acerto de frete. Perceba que tudo o que falamos no artigo está desenhado ali. Sugiro que você imprima este quadro, clicando aqui, e deixe ele à sua vista, para que nunca mais fique qualquer dúvida a respeito deste tema.

Infelizmente, pela falta de ferramentas que os auxilie, muitos transportadores ainda acham o acerto de viagem e motorista difícil e chato de fazer. Mas eu espero, honestamente, que a nossa planilha de controle de viagem de motorista ajude você e a produtividade de sua empresa.

Aproveite o nosso material e as iniciativas apresentadas!

Ah, eu espero também que não tenha ficado qualquer dúvida a respeito. Mas, caso eu tenha esquecido de algo, por favor, coloque logo abaixo nos comentários, ok? Até logo!