Quem trabalha com transporte de mercadorias sabe que fazer o controle de frotas não é uma tarefa simples. Exigem-se decisões e análises para solucionar problemas complexos. Esses desafios podem ser simplificados atuando com boas práticas e processos eficientes de gestão para que haja um fluxo de atividades com planejamento.
Isso vale para empresas pequenas, médias e grandes, pois é imprescindível a manutenção diária e rotineira da frota para que o negócio se destaque no mercado e não tenha prejuízos.
Por isso, veja neste artigo como cuidar da frota e obtenha ganhos na qualidade dos serviços prestados aos seus clientes. Confira mais abaixo.
Guia rápido
Por que o controle e a manutenção da frota são tão importantes para o negócio?
Seguindo a máxima que veículo parado é prejuízo para a empresa, conservar corretamente os veículos traz benefícios relevantes para a transportadora. Entre eles estão a prevenção de multas por faróis queimados, pneus carecas, falta de estepe, seta com defeito.
Porém, há também a questão da segurança, porque um veículo mal conservado pode provocar acidentes de diferentes proporções, trazendo problemas com indenizações, por exemplo.
Além disso, ao fazer a manutenção preventiva nos períodos adequados, você prolonga a vida útil dos automóveis, não sendo necessário comprar novos veículos em um curto período reduzindo, assim, parte dos investimentos que a empresa tem que realizar.
Por consequência, sobrará mais capital para otimizar os processos dentro da transportadora, facilitar o trabalho de todos e levar serviço de qualidade aos clientes.
Como fazer o controle de frotas de forma eficiente?
Auxilie o controle de gastos
Você precisa saber quais são os gastos que sua empresa tem para conseguir manter seu controle — como combustível, manutenção, seguro, sistemas de gestão, funcionários, gastos terceirizados, dentre outros.
Também é importante prever multas e manutenções, pois, dessa forma, conseguirá analisar a importância de cada atividade dentro do custo geral com a frota. Você pode manter esse controle em planilhas ou sistema automatizados para entender em qual lugar poderá reduzir custos ou implementar novas estratégias.
Avalie os custos e ganhos
Só é possível saber os custos que a frota tem e os ganhos que ela proporciona se houver um controle na gestão da empresa. E isso pode ser conseguido, principalmente, se houver planejamento financeiro, com metas definidas, redução de custos e otimização dos lucros.
É importante avaliar constantemente as receitas, despesas, faturamentos, lucros, fornecedores, estoques, fluxo de caixa, capital de giro e outras situações.
Invista em tecnologia
Independentemente do tamanho que seja sua transportadora, uma coisa é certa: é preciso adquirir um software de gestão ou planilhas eletrônicas, pois elas vêm formatadas com as principais necessidades gerenciais para que você apenas insira as informações solicitadas.
Com a plataforma é possível gerar relatórios de todas as situações da frota, por exemplo, para definir se precisará aumentar o número de viagens para não comprar mais veículos.
Use o monitoramento
Aproveite o que a tecnologia tem a oferecer. Por exemplo, com o uso de GPS será mais fácil encontrar as melhores rotas, fugir dos obstáculos do trânsito e, ainda, acompanhar os motoristas nos trajetos para orientá-los, proporcionando mais segurança. Mas há tecnologias avançadas de monitoramento em que a transportadora consegue até desligar o veículo a distância.
Proporcione treinamento
Promova treinamento dos funcionários, principalmente dos motoristas, para que tenham boas práticas ao dirigir. Pode ser cursos, palestras, webinars, desde que abordem temas relativos ao dia a dia dos profissionais, como alimentação saudável, evitar determinados remédios ao volante, limite de velocidade e tempo de direção.
Faça planejamento
Faça o planejamento de todos os seus custos, inclusive dos gastos com combustível, que é uma das grandes preocupações dos empresários do setor. Tome as precauções para que não comprometa a qualidade do serviço.
Com a ferramenta de gestão, será possível padronizar o consumo e programar as ações para que o veículo tenha um melhor desempenho. Investindo em mais tecnologia, conseguirá ter um panorama de consumo para uma análise mais aprofundada, bem como de outros gastos.
Para fazer a gestão e controle de frotas, o empresário não pode medir esforços. O futuro de sua empresa dependerá das boas práticas e da tecnologia empregada, para que vise obter parâmetros, métricas e planejamento que aumentem a produtividade e a lucratividade.
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