Publicado em 25/11/ 2021

Cancelamento extemporâneo: entenda como funciona essa prática

Você sabe o que é um cancelamento extemporâneo? O procedimento permite anular documentos como Nota Fiscal eletrônica (NF-e) e Conhecimento de Transporte eletrônico (CT-e) com erros, mesmo após o prazo estipulado por lei.

Esse é um recurso que uma empresa pode ter a necessidade de realizar em algum momento de sua existência. Por isso, é importante que você esteja bem munido de informações sobre o assunto e saiba em quais situações é possível fazer o uso dele.

Quer saber mais? Veja neste artigo como funciona o cancelamento extemporâneo!

O que é cancelamento extemporâneo?

Quem está familiarizado com a emissão de documentos fiscais eletrônicos sabe que existe uma data limite para o seu cancelamento. Esse prazo é de 24 horas após o lançamento no sistema, conforme está previsto na legislação.

Entretanto, é possível cancelá-los ainda que fora do prazo previsto por lei. A esse recurso se dá o nome de cancelamento extemporâneo. Portanto, o conceito trata da suspensão do registro de documentos fiscais após uma data estipulada. 

Esses documentos são: 

  • Nota Fiscal eletrônica (NF-e);
  • Conhecimento de Transporte eletrônico (CT-e);
  • Conhecimento de Transporte Eletrônico outros serviços (CT-e OS).

Você pode solicitar o cancelamento extemporâneo diretamente à SEFAZ (Secretaria de Estado de Fazenda) do seu estado, quando terminado o tempo para realizar essa operação pelo sistema emissor da transportadora. 

Quais são os principais motivos para o cancelamento extemporâneo?

Após entender o que é cancelamento extemporâneo, é o momento de descobrir em quais situações ele pode ser solicitado. Veja só:

Preenchimento incorreto do documento

O preenchimento dos documentos fiscais pode ser bastante desafiador. Afinal, eles envolvem uma série de dados e cálculos. Portanto, é um trabalho que está passível a erros. Quando isso acontece, é necessário cancelá-los antes de emitir um novo registro com as informações corretas.

Normalmente, podem ocorrer erros de digitação no nome dos fornecedores ou nos números do CNPJ. Os cálculos dos impostos e dos preços dos produtos e até mesmo do frete também podem estar equivocados. 

Cancelamento de venda ou desistência

Por inúmeras razões uma venda pode ser cancelada. Por exemplo, a empresa pode não ter estoque suficiente ou enfrentar problemas com a logística. Além disso, o consumidor pode ter desistido da compra de um produto ou da contratação de um serviço. 

Cabe ressaltar que, de acordo com o Código de Defesa do Consumidor, o cliente tem direito a desistir de um produto ou serviço após a sua aquisição. Entretanto, o prazo previsto para essa desistência é de até sete dias úteis contados a partir do recebimento do produto/ serviço.

Nesses casos, a empresa precisa cancelar o produto do cliente e invalidar a nota fiscal. É necessário cancelar o documento fiscal para que esses eventos sejam corretamente documentados e não incorram em prejuízos. 

Quais são os impedimentos para fazer o cancelamento extemporâneo?

Como você viu, é possível fazer o cancelamento de documentos fiscais eletrônicos após o prazo previsto em lei diante de situações específicas. Entretanto, também há impedimentos para solicitar a suspensão. 

Um deles é o prazo, uma vez que o pedido de cancelamento extemporâneo só pode ser realizado até o décimo dia do mês seguinte ao da emissão do documento. Por exemplo, se o transportador emite uma NF-e em agosto, então ele poderá pedir a suspensão até o dia 10 de setembro.

Além disso, se a mercadoria já tiver entrado em circulação não é possível fazer o cancelamento extemporâneo de uma NF. Ou seja, quando um produto sai da empresa e o transportador emite um Conhecimento de Transporte eletrônico (CT-e) vinculado a uma NF-e, ela não pode ser cancelada. 

Entretanto, se não houver um CT-e vinculado, a empresa pode solicitar o cancelamento fora do prazo. Por isso, antes de cancelar um documento fiscal eletrônico, saiba se ele atende aos critérios estabelecidos para o procedimento. 

Por que essa prática é necessária para a transportadora?

A emissão de documentos fiscais é uma prática comum nas empresas. Afinal, eles são obrigações acessórias que provam as transações de vendas, compras, circulação de mercadorias e serviços. Logo, todas as instituições estão obrigadas a emiti-los. 

Aquele que não fizer a emissão ou circular um documento com informações incorretas corre o risco de ser enquadrado como praticante de crime de sonegação fiscal. Isso é previsto no artigo 1º da Lei n.º 4.729/65.

As consequências negativas desse ato podem ser a detenção pelo prazo de seis meses a dois anos. Além disso, a empresa também pode ser multada, sendo o valor de duas a cinco vezes o valor do tributo que deveria ter sido pago. 

Portanto, a emissão correta desses documentos evita problemas que podem trazer prejuízos financeiros e ainda manchar a reputação de uma organização. Felizmente, é possível refazê-los quando há informações incorretas. 

Desse modo, a empresa se resguarda das possíveis consequências de ter em circulação um documento com informações inexatas. Nesse sentido, o cancelamento extemporâneo é uma prática necessária para a transportadora

Como fazer o cancelamento extemporâneo?

Agora que você sabe o que é o cancelamento extemporâneo, deve estar se perguntando como ele funciona na prática. Para tirar suas dúvidas, vale a pena conhecer o procedimento a ser adotado ao solicitar a suspensão do registro de documento fiscal eletrônico.

A seguir, veja como fazer o cancelamento extemporâneo!

Abra um protocolo na Secretaria de Estado da Fazenda 

Para realizar esse cancelamento, a empresa deve entrar em contato com a Secretaria da Fazenda do seu estado requerendo o documento. Normalmente, esse pedido é feito pelo escritório de contabilidade, mas também pode ser realizado por outro responsável da companhia. 

Preencha a solicitação corretamente 

Para que o pedido seja aprovado, ele deve estar acompanhado da chave de acesso do documento que será cancelado extemporaneamente. Além disso, deve ser anexada a folha do livro de registro de saídas e/ou entradas e também o comprovante de que a operação não foi realizada.

Por exemplo, caso o cliente tenha estornado o produto que consta na nota fiscal, é necessário apresentar uma declaração firmada entre remetente e destinatário. Assim, será possível comprovar que a operação não ocorreu.

Pague a taxa de serviços estaduais (TSE) 

A solicitação de cancelamento extemporâneo pode gerar a cobrança de multa sobre o valor total do documento. Normalmente, o percentual aplicado é de 1,5%, mas ele pode variar conforme as regras de cada estado. 

Faça o cancelamento extemporâneo

Após a confirmação do pagamento, o pedido pode ser aprovado. Caso isso ocorra, a empresa deve efetuar o cancelamento do documento no prazo estipulado pelo estado onde o documento foi emitido, podendo ser entre 24 horas e 168 horas.

Quais são os impactos do cancelamento extemporâneo?

O cancelamento de documentos fiscais gera impactos que podem interferir na gestão da sua empresa. Isso porque a emissão de uma nota fiscal, por exemplo, afeta diversos processos como a movimentação no estoque e o cálculo de impostos. 

Entenda mais!

Movimentação no estoque 

Quando um cliente adquire um produto ou serviço, a empresa é obrigada por lei a emitir uma nota fiscal de saída. Esse documento serve para registrar a retirada de um item em seu estoque. Dessa forma, ele é importante para o controle de mercadorias.

Caso haja o cancelamento de NF-e fora do prazo, o lançamento do estoque também deve ser. Portanto, para que não haja divergências na quantidade disponível, a empresa deve garantir que as informações sejam reajustadas após a suspensão do documento.

Pagamento de impostos 

Todas as empresas precisam pagar impostos sobre os produtos vendidos ou serviços prestados, certo? Como a nota fiscal é o documento oficial que registra as vendas, é por meio dela que será calculado o tributo obrigatório cobrado pelo Governo.

Após a sua emissão e posterior escrituração no livro de saídas, os impostos passam a configurar como um débito na escritura fiscal da empresa. Ou seja, eles ficam registrados e são deduzidos do lucro de uma companhia. Logo, esses tributos representam uma despesa. 

Caso uma nota fiscal seja cancelada fora do prazo, é preciso informar o evento. Dessa forma, você poderá estornar o valor a ser pago. Como consequência, seus lucros aumentarão.

Como evitar o cancelamento extemporâneo?

Mesmo havendo a possibilidade de cancelamento extemporâneo, vale a pena minimizar os erros na emissão de documentos. Assim, você diminui as oportunidades de ter problemas decorrentes da operação — como o pagamento de taxas.

Veja a seguir dicas de como evitar o cancelamento extemporâneo!

Tenha atenção máxima no momento de emitir o documento

O encarregado da emissão de documentos fiscais eletrônicos precisa estar em um ambiente calmo e silencioso. Dessa forma, ele poderá se concentrar no seu trabalho e correr menos risco de cometer erros durante o preenchimento das informações.

Mantenha o banco de dados atualizado

Para evitar a necessidade de solicitar o cancelamento fora do prazo por erro nas informações como no CNPJ, é importante manter o banco de dados sempre atualizado. Para isso ser possível, é interessante fazer revisões constantemente e identificar possíveis desatualizações.

Verifique os dados antes de confirmar o envio

Antes de emitir o documento fiscal, sempre confira os dados. Ao identificar um erro, faça a alteração de imediato. Se necessário, adicione uma revisão no processo. Ou seja, designe um colaborador para revisar as informações e garantir que só sejam emitidos documentos corretos.

Como você viu, é possível ocorrer erros na emissão de documentos fiscais eletrônicos. Se eles não forem corrigidos, podem gerar penalidades para a empresa. Para que isso não aconteça com o seu negócio, recorra sempre que necessário ao cancelamento extemporâneo. Gostou do artigo? Continue aprofundando seus conhecimentos e leia sobre 5 documentos para transporte de carga que você deve ficar de olho!

Guilherme Bitencourt

Guilherme Bitencourt

Deixe um comentário

O seu endereço de e-mail não será publicado.

Compartilhe este conteúdo
Facebook
WhatsApp
LinkedIn
F-azul-transp.png

Seja um assinante Frete com Lucro e receba conteúdos exclusivos.