O transporte de cargas é uma das áreas da logística mais importantes para um negócio. Assim, para tomar decisões mais estratégicas no setor, uma das soluções que podem ser adotadas é o uso de um sistema de gestão de fretes.
Antes da contratação, entretanto, é essencial compreender como o recurso funciona. Dessa maneira, você compreenderá a importância da ferramenta e entenderá o que fazer para escolher a opção certa para implementar em sua rotina.
Neste artigo, você conhecerá o sistema de gestão de fretes e os recursos que ele oferece. Confira!
Guia rápido
O que é um sistema de gestão de fretes?
O sistema de gestão de fretes também é conhecido como transport management system ou TMS. Ele corresponde a uma solução completa para o gerenciamento dos fretes. Ou seja, ele envolve todas as movimentações de carga e entregas realizadas pelo negócio.
Portanto, essa é uma ferramenta que apoia o planejamento, a execução, o controle e a tomada de decisão sobre processos relacionados ao transporte. Isso faz com que o sistema possa ser utilizado tanto por transportadoras quanto por empresas que tenham uma área dedicada ao transporte.
Quais são as suas principais características?
Agora que você sabe que tipo de ferramenta é o sistema de gestão de fretes, é fundamental conhecer quais são as suas características. Desse modo, é possível entender se a alternativa faz sentido para os seus processos no dia a dia.
É importante destacar que cada sistema ou TMS tem características específicas. Porém, vale a pena ter uma ideia do que esse recurso pode fazer e quais resultados ele pode gerar.
A seguir, conheça as características que se destacam em um sistema de gestão de fretes!
Controle de serviços de transporte
Para que as movimentações aconteçam da melhor forma, é essencial que sigam parâmetros específicos. Porém, eles podem mudar com cada pedido ou cliente. Um software consegue ajudar nessa tarefa porque dispõe de todas as orientações para a execução do serviço.
Afinal, o sistema pode registrar e identificar critérios de transporte, datas de entrada e saída, número do pedido atrelado e mais. Tudo isso serve de orientação para as próximas etapas e são elementos que podem ser consultados para embasar a tomada de decisão.
Gerenciamento de despacho
Uma das primeiras fases do processo de transporte é o despacho. Nesse momento, é preciso garantir o embarque adequado, com parâmetros bem definidos e também com a documentação necessária.
Aqui, o sistema de gestão de fretes favorece a integração de dados, como da área de vendas e outros setores relacionados à mercadoria. Com essa funcionalidade, é mais fácil emitir a documentação, criar etiquetas e fazer o intercâmbio de informações entre os pontos.
Gestão de veículos e fornecedores
Dependendo do modelo de operação, é possível contar com um gerenciamento facilitado dos veículos e/ou dos fornecedores. Empresas com frota própria, por exemplo, podem usar o sistema para acompanhar informações dos veículos e orientar a manutenção ou a regularização de documentação.
Em relação aos fornecedores, pode ser o caso de contratar serviços de transporte. Ao escolher um motorista autônomo, por exemplo, é preciso ter os dados adequados do profissional e fazer um gerenciamento em relação aos fornecedores.
Roteirização de fretes
Para que o setor de transporte seja eficiente, pode ser interessante realizar a roteirização das entregas. Essa é uma forma de aproveitar as distâncias percorridas e, ao mesmo tempo, cumprir condições de qualidade e prazo.
Com um sistema completo, é mais fácil visualizar todos os fretes, roteirizá-los de modo adequado e registrar as rotas. Dessa forma, aumentam as chances de obter resultados positivos, em termos de segurança e agilidade.
Rastreamento de entregas
Para manter a segurança, o rastreamento de fretes é uma ferramenta a ser considerada. Por meio dessa funcionalidade, é possível saber se o roteiro tem sido observado pelos motoristas, por exemplo.
Também é uma forma de saber onde está o veículo em determinado momento, colaborando com questões relacionadas ao seguro do veículo ou da carga.
Auditoria dos custos
Um sistema de gerenciamento pode ser utilizado para acompanhar e auditar os custos das operações. Assim, você pode conferir se uma operação de frete ocorre com lucro e quais são os gastos mais relevantes.
Essa característica também ajuda a conferir os gastos e entender se eles estão alinhados com os contratos e com a documentação. Com isso, há menos riscos de cometer erros ou sofrer desvios financeiros.
Levantamento de indicadores
Um sistema de gestão de fretes consegue oferecer informações cruciais sobre a movimentação. Surgem chances de conhecer a taxa de entregas realizadas nos prazos ou quais são as ocorrências mais comuns.
Isso permite reconhecer gargalos financeiros ou operacionais, identificar quais são os problemas e pontos de melhoria por meio do uso de dados. Dependendo do sistema, há como emitir relatórios e acompanhar a evolução das informações.
Por que é importante contar com um sistema de gestão de fretes?
Devido às características e funcionalidades, um sistema de gestão serve para apoiar a atuação estratégica no setor de transportes. Com as informações levantadas, a empresa poderá tomar decisões embasadas e mais estratégicas.
A ferramenta ainda oferece visibilidade sobre o processo e rastreabilidade para as cargas. Logo, há um nível maior de controle, o que favorece a atuação nesse segmento. Em um cenário cada vez mais desafiador, o uso de uma ferramenta completa se torna mais relevante.
Quais são as vantagens de um sistema de gestão de fretes?
Parte da importância de um sistema de gestão de fretes decorre dos benefícios que ele consegue oferecer. Com a seleção e a implementação adequadas, surgem oportunidades de conquistar resultados atrativos em diferentes tipos de frete.
A seguir, veja quais são as vantagens associadas a essa ferramenta!
Otimização de processos
Com um sistema de gestão, é possível centralizar as informações de cargas, fretes, profissionais e veículos. Assim, a empresa tem como saber como ocorrem as movimentações, ao mesmo tempo em que há ampla integração com outros setores.
A medida é fundamental para tornar os processos mais ágeis e eficientes, principalmente pela redução de erros e melhor controle sobre as etapas.
Além disso, é uma forma de automatizar parte dos processos. Desse modo, a empresa encontra oportunidades para aumentar a produtividade e a capacidade de gerar resultados.
Redução de custos
Uma atuação mais estratégica e eficiente ajuda a reduzir os custos operacionais. Com a roteirização, por exemplo, é mais fácil aproveitar as distâncias e reduzir os custos com deslocamentos.
Já o rastreamento pode ajudar a reduzir os gastos com seguros, enquanto o controle de frota favorece a manutenção e aumenta a vida útil dos caminhões. Portanto, há diversas frentes que permitem diminuir as despesas e favorecer a performance.
Aumento da qualidade ao cliente
Os efeitos da utilização de um software não são percebidos apenas internamente. Os clientes podem ser impactados de modo positivo por um serviço mais robusto, eficiente e capaz de atender às necessidades específicas.
Dessa forma, a tendência é que eles tenham uma experiência melhor e fiquem mais satisfeitos com a contratação. Ao final, isso ajuda a empresa a se consolidar e diminuir os custos necessários para a captação de novos clientes.
Estímulo à melhoria contínua
Devido às informações que são coletadas com o uso da ferramenta, o sistema de gestão pode trazer dados importantes sobre como os processos funcionam. Com isso, é possível identificar pontos de atenção e oportunidades de melhoria.
Inclusive, vale implementar esse tipo de mudança de modo contínuo, para que o negócio permaneça dinâmico e atualizado. Em complemento, os processos de tomada de decisão podem ser estruturados de forma mais adequada.
Conquista de diferencial competitivo
Em um cenário cada vez mais competitivo, é essencial saber como se destacar no mercado e apresentar diferenciais em relação aos concorrentes. Se for bem utilizado, um sistema pode ajudar a atingir esse objetivo.
Isso acontece porque é possível entregar mais qualidade e atender às expectativas do público. Ademais, a redução de custos favorece investimentos e melhorias, o que reforça o destaque dos concorrentes.
Quais são outras ferramentas que podem ajudar o gerenciamento?
Embora o sistema de gestão de fretes tenha a proposta de ser completo, ele não precisa ser o único recurso a ser utilizado pela empresa. Na verdade, vale a pena buscar ferramentas que deem apoio a outras questões, como a parte financeira.
Alternativas focadas no cálculo de frete, por exemplo, permitem planejar e alinhar valores. Também pode ser interessante usar ferramentas focadas na questão comercial ou na integração com outros setores, como o estoque.
O ideal é reconhecer quais são as necessidades do negócio e entender quais funcionalidades podem tornar o transporte mais eficiente. Com a integração de recursos, o sistema escolhido se torna ainda mais completo, além de permitir solucionar dificuldades específicas.
Como você viu, um sistema de gestão de fretes é determinante para a logística do transporte. Com o uso dessa ferramenta, é possível centralizar informações, acompanhar etapas e tomar decisões melhores. Por isso, vale a pena implementar o recurso.
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