Entenda sobre o sistema de gestão de frotas, seu objetivo e conheça suas 7 incríveis vantagens!

Você já ouviu falar em sistema de gestão de frotas? Qualquer companhia que use veículos em suas operações precisa administrá-los bem. Quando se trata de empresas de transporte de cargas – ou negócios com frota própria –, é ainda mais importante fazer uma boa gestão.

Com esse sistema, é possível otimizar a produtividade e promover a redução de custos. Já pensou sobre essa possibilidade?

Neste post, você terá a oportunidade de relembrar o que está envolvido no controle de frotas e conhecerá 7 vantagens do sistema de gestão de frotas. Ainda, entenderá como utilizar esse sistema específico para esse fim. 

Continue a leitura e saiba mais!

O que é a gestão de frotas?

A gestão de frotas envolve o gerenciamento de tudo que está ligado aos veículos de uma empresa. Isso inclui a manutenção, a gestão de combustíveis, a documentação de veículos e motoristas, a administração de multas e assim por diante.

O gerenciamento de frotas normalmente é feito com um software de gestão de frotas (ou apenas sistema de gestão de frotas). Com isso, consegue-se aproveitar melhor os recursos disponíveis e cuidar para que eles tenham uma maior durabilidade e segurança.

O que é software de gestão de frotas?

O software para gestão de frotas pode ser entendido como um “programa de computador” ou “app” responsável por reunir, em um só lugar, as informações importantes sobre a frota. Trata-se de um sistema que une praticidade e eficiência no monitoramento e planejamento dos processos de um negócio.

Qual a importância da gestão de frotas em uma empresa?

Quer entender melhor as vantagens de ter um sistema de gestão de frotas eficiente? A seguir, você verá os 7 benefícios principais. Confira!

1. Maior segurança

O gerenciamento de frotas promove um aumento da segurança. Afinal, uma das atribuições de um sistema de gestão é fazer o controle da manutenção preventiva. É possível fazer esse controle também com a ajuda de planilhas — embora elas tenham suas limitações.

Quando os veículos recebem a devida manutenção, eles se tornam mais seguros, e isso colabora para a segurança dos motoristas. Nesse caso, a chance de ocorrerem acidentes decorrentes de falhas mecânicas é menor.

Essa segurança oferecida pelo sistema de gestão de frotas é benéfica também para a diminuição de custos com o veículo, beneficiando o fluxo de caixa da empresa. Tornam-se menores as chances de ela precisar fazer novas aquisições ou despender altas somas com manutenção corretiva.

E não podemos nos esquecer de outras partes envolvidas na relação comercial. Embarcador e destinatário se beneficiam de a carga ser entregue corretamente, no prazo e com integridade.

2. Redução de custos

Um sistema de gestão de frotas contribui para a redução de custos de maneira geral. Um dos motivos é o que você acabou de ver: o controle de manutenção cuidadoso proporciona economia, pois a manutenção preventiva geralmente é mais barata que a corretiva.

Além disso, o sistema de gestão de frotas gerencia as operações de transportes da empresa como um todo. Desse modo, os processos são otimizados e há menos custos com burocracia, funcionários, problemas de logística etc.

3. Redução de erros

A redução de erros é outra vantagem que pode ser alcançada com a ajuda de um sistema de gestão de frotas. Embora as planilhas possam contribuir para certos aspectos do gerenciamento das frotas, elas acabam aumentando o risco de ocorrência de erros.

Já com um sistema de gestão de frotas automatizado, evitam-se erros. Também há menor gasto de tempo no retrabalho — que representa prejuízo. Isso tudo porque o software de gestão de frotas é desenvolvido de modo a guiar o usuário para que este insira as informações corretamente.

4. Menos tempo gasto com paradas

Quando os caminhões não passam por manutenção preventiva, a tendência é que surjam defeitos graves com o tempo. Tais problemas não apenas apresentam alto custo de manutenção como também demandam mais tempo para que o veículo volte a rodar.

Com isso, a empresa tem uma fonte de renda parada por mais tempo, o que causa diversos transtornos. Um sistema de gestão de frotas adequado evita tais inconveniências, uma vez que ela coordena as necessidades de cada período e permite agir a tempo para manter tudo funcionando.

5. Maior vida útil de peças e componentes

Quando um veículo não passa por manutenção preventiva, certas peças começam a apresentar problemas maiores. Isso pode sobrecarregar outros elementos, fazendo com que eles se desgastem mais rapidamente e o custo no final fique maior.

Por outro lado, um sistema de gestão de frotas permite que você perceba a necessidade de manutenção de cada peça ou sistema específico. Assim, trocando na data prevista há uma maior vida útil das peças e elas deixam de causar problemas em outros componentes.

6. Redução do desgaste dos pneus

Um estudo da ABEPRO (Associação Brasileira de Engenharia de Produção) revelou que os gastos com pneus representam 18,68% das despesas das transportadoras. Isso ressalta a importância de cuidar bem da manutenção deles, o que inclui fazer o rodízio de tempos em tempos.

Além disso, é fundamental mantê-los calibrados e cuidar para que as rodas estejam sempre alinhadas. Mas acompanhar esses detalhes em uma frota significativa pode ser difícil. Por isso, o sistema de gestão de frotas é de grande ajuda.

7. Apoio na tomada de decisão

Todo negócio precisa contar com fontes confiáveis de informações que possibilitem a tomada de decisões acertadas. Um sistema de gestão de frotas atende a essa necessidade, visto que ele concentra um grande volume de dados referentes aos veículos da empresa.

Como você viu ao longo das 7 vantagens, o sistema é útil para reunir informações que impactam o dia a dia da empresa. Desse modo, elas podem ser organizadas em relatórios, gráficos e painéis que facilitam escolhas e decisões importantes.

Como fazer uma boa gestão de frota?

Visto que o sistema de gestão de frotas é tão importante, é comum surgir uma dúvida: afinal, como fazê-la de maneira eficaz? Um aspecto desse gerenciamento envolve a mensuração dos gastos com manutenção, combustível, motorista, pedágio, entre outros.

Além disso, é importante fazer um bom planejamento das rotas de entrega. A prática evita entregas extras — decorrentes de certas restrições em função de segurança ou horário. O planejamento não apenas reduz custos como também colabora para o gerenciamento do tempo.

O treinamento dos motoristas é outro fator que deve fazer parte da gestão da sua frota. Eles precisam conhecer bem as normas da transportadora ou da empresa em questão. Também devem conhecer os veículos com os quais trabalham para evitar problemas na manutenção.

E, claro, vale a pena destacar nisso o papel de um bom sistema de gestão de frotas.

Gestão de frotas: Conclusão

Como vimos, o sistema de gerenciamento de frotas é importante para o acompanhamento de todas as rotinas de modo efetivo. Automatizar o processo é um modo eficaz de superar as limitações de planilhas ou procedimentos manuais.

Ficou claro que o sistema de gestão de frotas tem um papel fundamental nas operações de uma empresa de transporte de cargas? Com um programa de qualidade, é possível ganhar produtividade, reduzir custos e até mesmo proporcionar uma maior segurança aos condutores dos veículos!

E, pensando em segurança, você já protege as operações do seu negócio com um seguro de carga? Faça uma cotação agora mesmo!