Você já ouviu falar sobre EDI?
EDI (Electronic Data Interchange, ou Intercâmbio Eletrônico de Dados), nada mais é que uma tecnologia com função de estabelecer um padrão de comunicação entre empresas e instituições parceiras e sistemas, automatizando o envio de informações.
A logística e a gestão de transportes geram um volume expressivo de informações e dados.
Tecnologias como o EDI visam a facilitação de processos e armazenamento dessas informações.
O objetivo deste post é apresentar a você como funciona essa solução e como ela se aplica no transporte, logística e distribuição de cargas.
Guia rápido
O que é EDI?
O EDI é um sistema que permite a transferência eletrônica de informações entre sistemas.
Uma espécie de guia que serve para orientar os arquivos que serão transmitidos. Esses arquivos são formatados de acordo com o padrão que ficou definido entre a transportadora e o embarcador, por exemplo.
O recurso pode ser adaptado às evoluções dos processos da empresa, garantindo a integração entre os interessados da melhor forma possível.
Para que serve o EDI?
Sua intenção é informatizar e melhorar os procedimentos internos, eliminando e facilitando etapas de serviço e otimizando os processos.
É um sistema que permite a troca de dados digitalmente.
EDI mais utilizados:
- Mercantil: pedidos de compra e venda, entre fornecedor e cliente;
- De bancos: pagamento e recebimentos de títulos;
- De cartões: referente ao recebimento de notas de venda ou ordem de crédito da empresa que administra o cartão e envia ao seu cliente.
A ideia é que a troca de arquivos seja automatizada de um sistema para o outro, sem que seja necessário o preenchimento manual das informações, reduzindo os erros de entrada manual dos dados de documentos e informações.
Permite, inclusive, a elaboração de planejamento estratégico logístico e rotina entre departamentos, diminuindo a probabilidade da ocorrência de erros. Essa tecnologia serve para aproximar os profissionais parceiros e otimizar a experiência do cliente.
Alguns exemplos de utilização são os envios das notas fiscais das cargas que serão transportadas, que contém informações a respeito das entregas a serem realizadas, além de ocorrências durante o transporte.
Quem precisa usar o EDI?
Vários tipos de segmentos empresariais podem utilizar o EDI em seu negócio. Portanto, pode ser utilizado por aqueles que tiverem interesse em melhorar os procedimentos internos, automatizar o sistema, manter um melhor controle da execução e prestação dos serviços.
Um dos segmentos mais beneficiados com pela utilização do EDI são as empresas de transportes que desejam um diferencial competitivo.
Isso porque ele permite o compartilhamento e a troca dos dados entre os sistemas de forma estruturada. Através disso, a troca de informações entre a empresa transportadora e o cliente torna-se mais eficiente e ágil.
Quais os benefícios do uso do EDI em uma transportadora?
Um dos benefícios do uso do EDI é aumentar a qualidade e agilidade da comunicação. Também é possível tornar essa informação mais confiável, além de, reduzir custos.
Consequentemente, outro benefício é a economia de tempo na execução dos processos, o que aumenta e melhora também a produtividade.
A comunicação se torna mais ágil, já que as informações e documentos chegam de forma mais rápida, segura e menos onerosa. O que diminui índices de erros.
Como as informações são enviadas pelo cliente, também diminui a insatisfação do cliente. Detalhes como esse se tornam um grande diferencial a longo prazo.
Outro benefício é o fato de que o uso do EDI auxilia para evitar perda de dados.
Sem falar na economia financeira: reduz custos num geral, pois cria automação e os dados são digitais, cortando despesas com impressões e envios de documentos.
Podemos ir mais além: com toda essa otimização, o tempo do funcionário é mais bem aproveitado, podendo reduzir o número de pessoas necessárias para executar determina função.
Por fim, reduz o retrabalho e auxilia na rapidez de execução dos processos.
Como você pode ver, os benefícios são inúmeros.
Agora:
Quais os benefícios do uso do EDI para embarcadores?
Nessa área, também há muitos pontos positivos no uso do EDI:
- Possibilita uma maior eficiência na auditoria dos fretes;
- É eliminada a necessidade da digitação de dados, o que aumenta a rapidez para que a atividade seja concluída;
- Diminui o tempo da conferência dos valores dos fretes;
- Aumenta a qualidade na comunicação, os formulários ficam padronizados entre as empresas parceiras;
- Os processos ficam organizados, integrados e bem alinhados;
- Melhoria de processos, diminuição de custos, agilidade de processos, equipe trabalhando de forma mais eficiente.
O que é EDI PROCEDA?
EDI PROCEDA é o arquivo base.
Teve origem nos anos 90, com diferentes layouts padronizados que foram criados por uma empresa chama PROCEDA.
Sua utilização foi tão amplamente utilizada, que esses layouts passaram a ser utilizadas em todo o país, independente dos sistemas desenvolvidos. Com o passar do tempo, obviamente foram surgindo atualizações e mudanças no sistema para atender a todas as demandas.
Esse padrão nasceu para atender determinado tipo de necessidade que o mercado necessitava: compartilhamento de dados das operações do setor logístico.
Como funciona o EDI PROCEDA?
Funciona através da criação e padronização do layout que atenderá melhor as empresas parceiras.
O sistema facilita a comunicação entre transportadora e embarcadora, por exemplo. O EDI evita a necessidade do preenchimento e o compartilhamento manual dos dados.
Quais os usos do EDI em logística?
Seus usos são através de documentos como:
- NF-e;
- CT-e;
- Pré-fatura;
- Faturas;
- Ocorrências de transporte.
Um exemplo é o de notas fiscais que possuem informações sobre os dados das mercadorias que serão embarcadas. O fluxo aqui é que os embarcadores enviem para as transportadoras – extensão do arquivo é o NOTFIS.
Outros dados são os Conhecimentos de Transporte, gerados pela transportadora. Caso houver operação de despacho, o arquivo é enviado de uma transportadora para outra. Nesse caso, as transportadoras enviam para os embarcadores. O nome do arquivo utilizado é CONEMB.
Utilizado também para informações obre as ocorrências durante o transporte: é possível verificar atrasos, avarias e extravios. As transportadoras enviam para os embarcadores essas informações. O arquivo é o OCOREN.
Lançamento de um documento “espelho”, que seria a pré-fatura de transporte, informando o que pode ser liberado para faturamento e para a realização do pagamento. Embarcadores enviam para as transportadoras. O arquivo é o PREFAT.
Pode ser utilizado ainda para documento de cobrança que informa a lista de conhecimentos de transporte que estão liberados para pagamento A transportadora envia para as embarcadoras. O arquivo é o DOCCOB.
Como implantar o EDI?
Para uma boa implementação, é necessário que ambas as empresas parceiras estejam envolvidas do processo e comprometidas com isso. Assim, o EDI torna-se um recurso viável e de alto potencial para proporcionar os benefícios propostos para ambos os lados.
É necessário definir os fluxos de informação que ambas as empresas trocarão e quem será a pessoa responsável pelo envio dos arquivos.
Após definido o layout padrão destes arquivos (que envolve a definição de qual será usado, como por exemplo o EDI PROCEDA), resta a decisão sobre a padronização do envio das informações: se estas serão por e-mail, FTP, VAN.
É importante também definir a periodicidade que estes dados serão enviados,. Lembrando que alguns processos terão mais envios que outros.
Depois destas definições, o sistema deve ser configurado.
Nesse momento, as empresas realizam as modificações no sistema utilizando os layouts escolhidos e suportados.
A implementação gera mudanças, e as equipes precisarão ser treinadas. Essa etapa é fundamental para utilização eficaz do recurso, diminuindo os erros e falhas em decorrência dessa mudança.
Lembre-se de realizar os testes assim que as configurações tiverem sido aplicadas. Tanto o envio quanto o recebimento dos arquivos, devem ser testados.
O teste é necessário para identificar falhas, que podem ser ajustadas antes do início do trabalho.
Após os testes serem concluídos, é hora de colocar em prática a utilização do EDI: é preciso acompanhar a execução das atividades, para sanar problemas ou dúvidas quanto a sua utilização.
Conclusão
O EDI é, indiscutivelmente, uma ferramenta valiosa no transporte e logística.
Ele promove agilidade nos processos, diminui custos, evita erros e retrabalhos, além de diversos outros benefícios que vimos ao longo deste texto.
O EDI é uma tecnologia que visa o melhoramento dos processos, portanto utilizá-los é estar aberto a boas oportunidades e à busca pela excelência.
O processamento e acesso dos dados é realizado por uma troca eletrônica, que permite que qualquer arquivo seja aberto facilmente pelo transportador, pelo embarcador e todos os envolvidos na operação de transporte.
Por fim, a função do EDI em toda cadeia de transporte e logística é facilitar a comunicação entre os diferentes elos do sistema.
A empresa passa a ter processos mais transparentes, práticos, rápidos e menos suscetíveis a erros. Torna ainda a comunicação mais fluída e segura, implicando diretamente no ganho de produtividade e lucros.
Todos esses aspectos tornam as empresas cada vez mais organizadas e eficientes. E, empresas organizadas e eficientes, conquistam e mantém mais clientes.
E aí, gostou do conteúdo de hoje? Espero que tenha sido útil.
Me conta aqui nos comentário se sua empresa já implantou o sistema EDI.
