Você já ouviu falar sobre EDI?
EDI (Electronic Data Interchange, ou Intercâmbio Eletrônico de Dados), nada mais é que uma tecnologia com função de estabelecer um padrão de comunicação entre empresas e instituições parceiras e sistemas, automatizando o envio de informações.
A logística e a gestão de transportes geram um volume expressivo de informações e dados.
Tecnologias como o EDI visam a facilitação de processos e armazenamento dessas informações.
O objetivo deste post é apresentar a você como funciona essa solução e como ela se aplica no transporte, logística e distribuição de cargas.
O que é EDI?
O EDI é um sistema que permite a transferência eletrônica de informações entre sistemas.
Uma espécie de guia que serve para orientar os arquivos que serão transmitidos. Esses arquivos são formatados de acordo com o padrão que ficou definido entre a transportadora e o embarcador, por exemplo.
O recurso pode ser adaptado às evoluções dos processos da empresa, garantindo a integração entre os interessados da melhor forma possível.
Para que serve o EDI?
Sua intenção é informatizar e melhorar os procedimentos internos, eliminando e facilitando etapas de serviço e otimizando os processos.
É um sistema que permite a troca de dados digitalmente.
EDI mais utilizados:
- Mercantil: pedidos de compra e venda, entre fornecedor e cliente;
- De bancos: pagamento e recebimentos de títulos;
- De cartões: referente ao recebimento de notas de venda ou ordem de crédito da empresa que administra o cartão e envia ao seu cliente.
A ideia é que a troca de arquivos seja automatizada de um sistema para o outro, sem que seja necessário o preenchimento manual das informações, reduzindo os erros de entrada manual dos dados de documentos e informações.
Permite, inclusive, a elaboração de planejamento estratégico logístico e rotina entre departamentos, diminuindo a probabilidade da ocorrência de erros. Essa tecnologia serve para aproximar os profissionais parceiros e otimizar a experiência do cliente.
Alguns exemplos de utilização são os envios das notas fiscais das cargas que serão transportadas, que contém informações a respeito das entregas a serem realizadas, além de ocorrências durante o transporte.
Quem precisa usar o EDI?
Vários tipos de segmentos empresariais podem utilizar o EDI em seu negócio. Portanto, pode ser utilizado por aqueles que tiverem interesse em melhorar os procedimentos internos, automatizar o sistema, manter um melhor controle da execução e prestação dos serviços.
Um dos segmentos mais beneficiados com pela utilização do EDI são as empresas de transportes que desejam um diferencial competitivo.
Isso porque ele permite o compartilhamento e a troca dos dados entre os sistemas de forma estruturada. Através disso, a troca de informações entre a empresa transportadora e o cliente torna-se mais eficiente e ágil.
Quais os benefícios do uso do EDI em uma transportadora?
Um dos benefícios do uso do EDI é aumentar a qualidade e agilidade da comunicação. Também é possível tornar essa informação mais confiável, além de, reduzir custos.
Consequentemente, outro benefício é a economia de tempo na execução dos processos, o que aumenta e melhora também a produtividade.
A comunicação se torna mais ágil, já que as informações e documentos chegam de forma mais rápida, segura e menos onerosa. O que diminui índices de erros.
Como as informações são enviadas pelo cliente, também diminui a insatisfação do cliente. Detalhes como esse se tornam um grande diferencial a longo prazo.
Outro benefício é o fato de que o uso do EDI auxilia para evitar perda de dados.
Sem falar na economia financeira: reduz custos num geral, pois cria automação e os dados são digitais, cortando despesas com impressões e envios de documentos.
Podemos ir mais além: com toda essa otimização, o tempo do funcionário é mais bem aproveitado, podendo reduzir o número de pessoas necessárias para executar determina função.
Por fim, reduz o retrabalho e auxilia na rapidez de execução dos processos.
Como você pode ver, os benefícios são inúmeros.
Quais os benefícios do uso do EDI para embarcadores?
Nessa área, também há muitos pontos positivos no uso do EDI:
- Possibilita uma maior eficiência na auditoria dos fretes;
- É eliminada a necessidade da digitação de dados, o que aumenta a rapidez para que a atividade seja concluída;
- Diminui o tempo da conferência dos valores dos fretes;
- Aumenta a qualidade na comunicação, os formulários ficam padronizados entre as empresas parceiras;
- Os processos ficam organizados, integrados e bem alinhados;
- Melhoria de processos, diminuição de custos, agilidade de processos, equipe trabalhando de forma mais eficiente.
O que é EDI PROCEDA?
EDI PROCEDA é o arquivo base.
Teve origem nos anos 90, com diferentes layouts padronizados que foram criados por uma empresa chama PROCEDA.
Sua utilização foi tão amplamente utilizada, que esses layouts passaram a ser utilizadas em todo o país, independente dos sistemas desenvolvidos. Com o passar do tempo, obviamente foram surgindo atualizações e mudanças no sistema para atender a todas as demandas.
Esse padrão nasceu para atender determinado tipo de necessidade que o mercado necessitava: compartilhamento de dados das operações do setor logístico.
Como funciona o EDI PROCEDA?
Funciona através da criação e padronização do layout que atenderá melhor as empresas parceiras.
O sistema facilita a comunicação entre transportadora e embarcadora, por exemplo. O EDI evita a necessidade do preenchimento e o compartilhamento manual dos dados.
Quais os usos do EDI em logística?
Seus usos são através de documentos como:
- NF-e;
- CT-e;
- Pré-fatura;
- Faturas;
- Ocorrências de transporte.
Um exemplo é o de notas fiscais que possuem informações sobre os dados das mercadorias que serão embarcadas. O fluxo aqui é que os embarcadores enviem para as transportadoras – extensão do arquivo é o NOTFIS.
Outros dados são os Conhecimentos de Transporte, gerados pela transportadora. Caso houver operação de despacho, o arquivo é enviado de uma transportadora para outra. Nesse caso, as transportadoras enviam para os embarcadores. O nome do arquivo utilizado é CONEMB.
Utilizado também para informações obre as ocorrências durante o transporte: é possível verificar atrasos, avarias e extravios. As transportadoras enviam para os embarcadores essas informações. O arquivo é o OCOREN.
Lançamento de um documento “espelho”, que seria a pré-fatura de transporte, informando o que pode ser liberado para faturamento e para a realização do pagamento. Embarcadores enviam para as transportadoras. O arquivo é o PREFAT.
Pode ser utilizado ainda para documento de cobrança que informa a lista de conhecimentos de transporte que estão liberados para pagamento A transportadora envia para as embarcadoras. O arquivo é o DOCCOB.
Como implementar o EDI?
Para uma boa implementação, é necessário que ambas as empresas parceiras estejam envolvidas do processo e comprometidas com isso. Assim, o EDI torna-se um recurso viável e de alto potencial para proporcionar os benefícios propostos para ambos os lados.
É necessário definir os fluxos de informação que ambas as empresas trocarão e quem será a pessoa responsável pelo envio dos arquivos.
Após definido o layout padrão destes arquivos (que envolve a definição de qual será usado, como por exemplo o EDI PROCEDA), resta a decisão sobre a padronização do envio das informações: se estas serão por e-mail, FTP, VAN.
É importante também definir a periodicidade que estes dados serão enviados,. Lembrando que alguns processos terão mais envios que outros.
Depois destas definições, o sistema deve ser configurado.
Nesse momento, as empresas realizam as modificações no sistema utilizando os layouts escolhidos e suportados.
A implementação gera mudanças, e as equipes precisarão ser treinadas. Essa etapa é fundamental para utilização eficaz do recurso, diminuindo os erros e falhas em decorrência dessa mudança.
Lembre-se de realizar os testes assim que as configurações tiverem sido aplicadas. Tanto o envio quanto o recebimento dos arquivos, devem ser testados.
O teste é necessário para identificar falhas, que podem ser ajustadas antes do início do trabalho.
Após os testes serem concluídos, é hora de colocar em prática a utilização do EDI: é preciso acompanhar a execução das atividades, para sanar problemas ou dúvidas quanto a sua utilização.
EDI: Considerações finais
O EDI é, indiscutivelmente, uma ferramenta valiosa no transporte e logística.
Ele promove agilidade nos processos, diminui custos, evita erros e retrabalhos, além de diversos outros benefícios que vimos ao longo deste texto.
O EDI é uma tecnologia que visa o melhoramento dos processos, portanto utilizá-los é estar aberto a boas oportunidades e à busca pela excelência.
O processamento e acesso dos dados é realizado por uma troca eletrônica, que permite que qualquer arquivo seja aberto facilmente pelo transportador, pelo embarcador e todos os envolvidos na operação de transporte.
Por fim, a função do EDI em toda cadeia de transporte e logística é facilitar a comunicação entre os diferentes elos do sistema.
A empresa passa a ter processos mais transparentes, práticos, rápidos e menos suscetíveis a erros. Torna ainda a comunicação mais fluída e segura, implicando diretamente no ganho de produtividade e lucros.
Todos esses aspectos tornam as empresas cada vez mais organizadas e eficientes. E, empresas organizadas e eficientes, conquistam e mantém mais clientes.
E aí, gostou do conteúdo de hoje? Espero que tenha sido útil.
Me conta aqui nos comentário se sua empresa já implantou o sistema EDI.
Ficou com alguma dúvida?